Формат базы access - IT Справочник
Llscompany.ru

IT Справочник
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Формат базы access

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Какой формат файла следует использовать в Access?

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Формат ACCDB, представленный в Access 2007, обладает многими преимуществами, недоступными в более ранних форматах файлов. Если вы обновляете версию Access до Access 2007, возможно, у вас есть файлы баз данных, в которых используется формат MDB-файла. В большинстве случаев вы должны сохранить эти базы данных с расширением ACCDB. Вы можете сохранить копию исходного MDB-файла, чтобы убедиться в том, что переход был успешно остановлен.

В этой статье описаны преимущества формата ACCDB, причины, по которым может потребоваться использовать формат MDB-файла, и преобразованию базы данных в новый формат файла.

В этой статье

Формат файлов ACCDB

Начиная с Access 2007, ACCDB является форматом файла Access по умолчанию. Формат ACCDB поддерживает ряд новых функций, таких как вычисляемые поля и вложения. Тем не менее, в некоторых случаях возможно, что ACCDB File Format не подходит.

Возможности, предоставляемые форматом файлов ACCDB

Многозначные поля Многозначное поле — это поле подстановки, позволяющее хранить более одного значения для каждой записи. Например, предположим, вам нужно назначить задачу нескольким сотрудникам. В ACCDB-файле вы можете создать Многозначное поле для хранения сотрудников, назначенных задаче. Имена сотрудников можно выбирать из таблицы или списка значений.

Многозначные поля позволяют легко выбирать и хранить более одного элемента, не создавая более сложное проектирование базы данных. Многозначные поля также важны для интеграции с SharePoint, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.

Тип данных «вложение» Тип данных «вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, сохранив при этом файл базы данных с ограничением размера файла до 2 ГБ будет автоматически сжато. Запись может иметь несколько вложений, но в каждой таблице может быть только одно поле вложения.

Улучшенная интеграция с SharePoint и Outlook Формат файлов. accdb поддерживает требования к безопасности SharePoint и Outlook, которые не поддерживаются в MDB – файлах. Это делает возможным более полную интеграцию Access с SharePoint и Outlook.

Улучшенное шифрование Вы можете указать пароль базы данных и зашифровать содержимое базы данных. При использовании формата файлов ACCDB по умолчанию Access использует API шифрования Windows для шифрования данных. Кроме того, можно использовать сторонние средства шифрования.

Отслеживание длинных текстовых полей (Memo) Поля типа «длинный текст» (Memo) удобно использовать для хранения большого количества данных. Если вы используете формат ACCDB, вы можете настроить свойство (аппендонли), которое заставляет Access сохранить историю всех изменений в поле Long Text (Memo). Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию управления версиями в SharePoint, чтобы можно было использовать Access для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, которое хранится в списке SharePoint (при условии, что для поля в поле » Добавить в существующий текст » для него установлено значение Да).

Тип данных «вычисляемый» Начиная с версии Access 2010 формат файла. accdb поддерживает использование вычисляемого типа данных. Вы можете использовать вычисляемый тип данных для хранения результатов определенного выражения.

Форматы файлов MDB

Перед тем как формат ACCDB был введен в Access 2007, в форматах файлов Access используется расширение. mdb. Существует несколько разных версий формата MDB-файлов.

Некоторые MDB-файлы можно открывать. Если файл хранится в формате Access 2002-2003 или Access 2000, вы можете открыть его и использовать в обычном режиме. Однако вы не можете пользоваться функциями, для которых требуется формат ACCDB.

Если вы используете функции, недоступные в ACCDB-файле, не преобразуйте файл, оставив его в формате MDB.

возможности файла в формате MDB, недоступные в ACCDB

Среда с разными версиями Формат ACCDB не может быть открыт или даже связан с версиями Access, предшествующими Access 2007. Если в вашей организации есть люди, у которых есть более ранняя версия Access, следует решить, является ли MDB-файл более подходящим вариантом. Но не забывайте — вы можете использовать веб-приложение Access или веб-базу данных в браузере независимо от того, установлен ли Access.

Репликация базы данных В ACCDB в файле нельзя использовать репликацию. Если ваше решение Access использует функцию репликации, вам потребуется повторно создать решение без репликации, если вы хотите использовать формат ACCDB.

Безопасность на уровне пользователей Формат ACCDB не поддерживает безопасность на уровне пользователей, функцию, которая позволяет людям видеть только то, что им нужно видеть. Безопасность на уровне пользователей больше не подходит для обеспечения безопасности данных, так как ее метод безопасности теперь устарел и легко скомпрометирован. Тем не менее, если пользователь не может использовать определенную форму, вы можете скрыть ее с помощью защиты на уровне пользователей, например, если у него нет какой-либо компании. Если у вас есть решение Access, которое использует защиту на уровне пользователей для улучшения удобства использования, может потребоваться использовать формат MDB-файла, чтобы вы могли использовать свое решение как есть.

Преобразование в новый формат файла

Чтобы преобразовать MDB – файл в формат ACCDB, откройте файл и сохраните его в формате ACCDB.

Важно: Ниже описана процедура для MDB файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.

Сначала откройте базу данных.

Откройте вкладку Файл.

В левой части экрана нажмите кнопку Открыть.

В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, которую вы хотите преобразовать.

Теперь преобразуйте базу данных:

Откройте вкладку Файл.

В левой части экрана выберите команду Сохранить как.

В разделе Типы файлов щелкните Сохранить базу данных как.

В правой части диалогового окна типы файлов баз данныхнажмите кнопку база данных Access.

В диалоговом окне Сохранить как введите имя файла в поле имя файла или используйте указанное имя файла.

Нажмите кнопку Сохранить.

Копия базы данных создается в формате ACCDB.

Необходимые краткие сведения. База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb” или “.mde”

База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb” или “.mde”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET(Join Engine Technology). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine, которая является альтернативой ядру JET.

После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment), состоящая из следующих элементов:

· системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access;

· панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;

· окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;

· панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов);

· окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства).

Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши . После исполнения команды Справка / Справка: Microsoft Access можно выбрать то или иное действие по поиску необходимых сведений.

Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД. Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД. При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор. Вид его окна показан на рис.29.

Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор; определить в таблице каждое поле.

Окно режима Конструктор состоит из двух частей:

· верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных, Описание;

· нижняя используется для определения Свойств поля.

Рисунок 29 — Окно режима Конструктор при работе с таблицей.

Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля.

Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический, денежный, поле объекта OLE, гиперссылка, тип Мастер подстановок (рис.30).

Рисунок 30 — Используемые типы данных.

С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поляопределяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (текстовый, числовой, счетчик).

В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.

Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access.

На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).

После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.25). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.

СУБД Access, как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных.

Для анализа эффективности работы БДслужат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия, доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис. Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access.

Порядок выполнения работы

2.3.1 Пример использования БД. Для изучения Вы можете обращаться к БД «Борей», как прототипа разработки приложений.

Запустите систему Access: Справка / Примеры базы данных. Откройте базу данных «Борей». Откройте одну из таблиц БД «Борей», например, таблицу «Сотрудники», с помощью команды Открыть окна БД или той же команды контекстного меню. Просмотрите содержимое таблицы с перемещением по записям и полям, переход на запись с определенным номером. Осуществите поиск и замену текста в полях, сортировку записей, просмотр записей с использованием фильтра (щелчок правой кнопкой мыши).

В режиме Конструктор просмотрите типы данных, описания полей и их свойства. Обратите внимание на: поле «Код заказа» (типа Счетчик), поле «Примечание» (типа MEMO), поле «Фотография» (объекта OLE).

2.3.2 Создайте новую базу данных и её таблицы в соответствии с индивидуальным заданием приведенным ниже. Название файла БД должно соответствовать заданию. Для создания всех таблиц используйте режим Конструктор.

2.3.3 В окне свойств для каждой таблицы установите необходимые индексы, а также ключи — с помощью кнопки Ключевое поле инструментальной панели. В индексированных (ключевых) полях в зависимости от типа индекса (ключа) выберите опцию Допускаются совпадения/Совпадения не допускаются. Наличие индекса ускоряет выполнение запросов, а также операции сортировки и группирования данных. Для просмотра и изменения индексов можно использовать кнопку Индексы панели инструментов Конструктор таблиц (рис.31).

Рисунок 31 — Создание ключевого поля и составного индекса

Определение первичного ключа гарантирует, что значения соответствующего набора полей (поля) будут уникальными. В режиме конструктора первичный ключ отмечается с помощью пиктограммы ключа. Если первичный ключ – составной, то все поля, входящие в его состав должны быть отмечены пиктограммой ключа.

2.3.4 Заполните каждую из созданных таблиц в режиме Таблицы не менее 10-20 записей. Увеличение числа записей позволяет повысить возможности изучения функциональных возможностей СУБД. В дальнейшем Вы будете создавать запросы, осуществлять фильтрацию и т.д., поэтому в таблицах Заказы, Заказано предусмотреть повторяющиеся записи: название заказчика, тип, количество, менеджер, дата заказа — это позволит эффективно проводить операции фильтрации, обобщения и поиска.

Изучите операции редактирования, копирования и вставки текста и записей с помощью буфера обмена, а также удаления записей и проверки орфографии в таблице. Внешний вид таблицы можно изменить, пользуясь командами меню Формат (выбор шрифта, параметров отображения полей, отображение и скрытие столбцов).

2.3.5 Определите связи между таблицами БД. Для задания связей между соответствующими таблицами откройте окно Схема данных, щелкните общее поле в главной таблице и перетащите его к месту расположения общего поля в подчиненной таблице. Если общее поле является первичным ключом в главной таблице, то Access позволяет поддерживать целостность данных (referential integrity). При этом в открывшемся диалоговом окне Связи можно настроить параметры связи и установить желательный тип обеспечения целостности данных (рис.32). В этом же окне, используя кнопку Объединение, можно задать тип объединения таблиц.

Рисунок 32 — Создание связей

2.3.6 Выполните экспорт таблицы Товар в формат HTML – документа. Используйте для этого команду Файл /Экспорт. Задайте имя файла и тип файла – Документы HTML. Откройте этот файл в браузере, сравните с исходной таблицей (рис.33).

Рисунок 33 — Экспорт таблицы Товар в формат HTML

2.3.7 Изучите средства Access по обеспечению безопасности базы данных и ограничению доступа к ней, основанные на создании учетных записей групп пользователей и установлении прав доступа для них.

По умолчанию в системе имеются две рабочие группы: администраторы (группа Admins) и пользователи (группа Users). Создание и удаление учетных записей производится командой Сервис / Защита / Пользователи и группы, изменение прав доступа – командой Сервис / Защита / Разрешения.

Защитить БД от несанкционированного доступа можно с помощью пароля. Для этого в диалоговом окне Открытие файла базы данных должен быть установлен флажок Монопольно, пароль назначается командой Сервис / Защита / Задать пароль данных (рис.34).

Рисунок 34 — Защита БД от несанкционированного доступа

Замечание! Если пароль будет забыт, то базу данных открыть невозможно!

2.3.8 Оформите отчет, проверьте подготовку по контрольным вопросам и защитите работу.

Индивидуальные задания

Создайте сущности (таблицы): Товар, Заказчики, Заказы, Заказано.Их свойства (атрибуты) приведены ниже.

· Изделия (атрибуты: тип, (обязательное поле, тип данных текстовый), далее не менее 10 атрибутов, например тактовая частота CPU, объем КЭШ-памяти и тд.);

Индексы: тип, далее составной индекс, например «тактовая частота CPU *потребляемая мощность».

Задания по вариантам на сущность Изделиеприведены в таблице 10.

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Работа в Access

Что такое Access Базы данных Таблицы Запросы Формы и отчеты Реплицирование данных Формат базы данных Access 7.0 Нередко бывает так. Напуганный малопонятными терминами вроде «язык запросов», «реплицирование данных», «структуры реляционных баз данных» и т.

Нередко бывает так. Напуганный малопонятными терминами вроде «язык запросов», «реплицирование данных», «структуры реляционных баз данных» и т. п., постоянно встречающимися в описаниях баз данных, не слишком уверенный в себе пользователь решает ограничиться возможностями текстового процессора и создает монстра из тысячи или более записей. Со временем объем данных растет, и в конце концов пользователь получает совершенно неэффективную структуру со слабыми возможностями сортировки и организации перекрестных ссылок, а его система по непонятным причинам «зависает» при каждой попытке поработать с такой «базой данных». Что делать дальше? Вариантов немного.

А. Приступить к созданию «Части II» базы данных теми же средствами.

Б. Освоить специальность программиста, чтобы детально разобраться с тем, как работают программные продукты высокого уровня.

В. Попробовать в работе последнюю версию базы данных фирмы Microsoft.

Что такое Access

Программа Microsoft Access 7.0 для Windows 95 (включенная в офисный пакет Office 95 Professional) представляет собой усовершенствованную версию СУБД Access 2.0 и предназначена для пользователей любого уровня от новичков до разработчиков баз данных. Хотя в ней предусмотрены инструменты, с помощью которых начинающий пользователь добьется результата быстрее, чем прежде, многие новые возможности программы адресованы отнюдь не новичку. Так что если вам нужна программа, возможности которой вы исчерпаете нескоро, Access 7.0 вполне подойдет.

Access считается очень хорошим инструментом разработки приложений для небольших и средних фирм, а также для подразделений крупных фирм. Если структура базы данных не слишком сложна, для ее создания средствами пакета Access достаточно среднего или даже начального уровня подготовки. С усложнением приложений к работе придется привлечь профессиональных разработчиков. Персонал фирмы сможет управлять такой системой с помощью таблиц и запросов.

К сожалению, одна из особенностей последней версии Access не позволяет многим обладателям компьютеров воспользоваться новым продуктом: для нормальной работы ему требуется ОЗУ объемом не менее 12 Мбайт. Чтобы вы могли оценить, стоит ли наращивать ОЗУ и переходить на Access 7.0, мы сосредоточили внимание на наиболее важных возможностях продукта, адресованных не слишком опытным пользователям.

Базы данных

В последнюю версию Access включено множество новых Мастеров. Из них наибольшее восхищение у новичков вызовет, вероятно, Мастер баз данных (Database Wizard). Этот инструмент создает базу данных целиком, включая таблицы, формы, отчеты и событийные процедуры.

Чтобы воспользоваться Мастером баз данных, щелкните левой клавишей мыши на размещенной в линейке инструментов кнопке с изображением белого листа бумаги или выберите опцию «Создать» (New Database) в меню «Файл» (File). На экране появится окно, в котором закладкой «Базы данных» отмечен список баз данных, создаваемых Мастером. Список может быть представлен в виде таблицы или набора пиктограмм и содержит более 20 шаблонов баз данных для хранения деловой и личной информации, включая Адресную книгу, Мероприятия, Основные фонды, Личное имущество, Каталог видеозаписей, Винный погреб.

Мастер баз данных построен по тому же принципу, что и другие Мастера в Windows и Office 95. Например, в нем есть кнопки «Далее >» (Next >) и » » (Next >).

4. Выберите поля для включения в сводную таблицу.

5. Щелкните на клавише «Далее >», чтобы выйти в экран Мастера сводных таблиц пакета Excel.

6. Перетаскивая поля из правой части окна в соответствующие области в центре окна, сформируйте строки, столбцы и страницы сводной таблицы.

7. Одно из полей разместите в теле таблицы (область «Данные»).

8. Щелкните на клавише «Далее >», чтобы выйти в окно настройки параметров сводной таблицы.

9. Сделайте нужные установки и щелкните на клавише «Готово» (Finish) для формирования сводной таблицы.

Вы можете изменить созданную сводную таблицу, перетаскивая поля из столбцов в строки и наоборот. Это лучший способ освоить новый инструмент. После каждого изменения таблица будет пересчитана.

Закончив создание таблицы, закройте форму и присвойте ей имя. Форма в Access не является действующей сводной таблицей. Тем не менее, дважды щелкнув на ней, вы откроете Excel и сможете отредактировать таблицу. Для сохранения внесенных изменений просто закройте форму.

Реплицирование данных

Предложенные в Access 7.0 возможности реплицирования данных и объектов являются нововведением для продуктов, представленных на рынке настольных баз данных. На сегодняшний день ни одна другая настольная СУБД такими возможностями не обладает. Для реплицирования созданных в Access баз данных используется средство «Портфель» (Briefcase) ОС Windows 95, что не может служить ограничением для применения СУБД, способной работать лишь в среде Windows 95.

Процедура реплицирования данных позволяет поддерживать идентичность двух (или нескольких) хранимых по отдельности баз данных, учитывая произведенные в них изменения. Кроме того, после тиражирования разработанной базы данных все последующие изменения в базовом проекте легко перенести в ранее выпущенные копии. При внесении структурных изменений в репродуцированные приложения (обновление объектов базы данных или добавление в нее новых объектов) за основу может быть взят лишь базовый проект, в то время как согласование данных допускается в любых двух копиях базы данных.

Можно назвать по крайней мере пять наиболее вероятных случаев применения функции реплицирования.

1. При работе вне офиса, например в сфере торговли или обслуживания, можно периодически (ежедневно или еженедельно) обновлять хранимые на портативных ПК базы данных на основе используемой в офисе базовой копии.

2. Реплицирование удобно при ведении одной и той же базы данных в разных местах, в частности в офисе и дома или в нескольких офисах одной фирмы.

3. Применение функции реплицирования позволяет создавать резервные копии базы данных во время работы с нею (обычные процедуры резервирования этого не допускают).

4. Поскольку восстановление взаимного соответствия отдельных копий базы данных может быть выполнено в любое время, это позволяет оптимизировать доступ к ним с целью уменьшения времени отклика.

5. Реплицирование позволяет распространить изменения в базовом проекте (например, новые формы и отчеты) на все его копии.

Для создания дубликата базы данных перетащите ее пиктограмму в папку «Портфель» (Briefcase) на рабочем столе ПК. При этом программа запросит вас, какую из копий считать основной. Для дальнейшего репродуцирования базы данных можно использовать любую копию, но структурные изменения будут допустимы только в основной.

Каждая из копий базы данных может быть перенесена на другой компьютер, где независимо от других копий в нее можно вносить необходимые изменения. Чтобы привести две копии в соответствие между собой, перенесите их на один компьютер и одну из копий разместите в папке «Портфель». Двойным щелчком откройте папку и выберите нужную копию. Затем воспользуйтесь опцией «Обновить выделенные объекты» (Update Selection) меню «Портфель» (Briefcase). Опция «Обновить все» (Update All) того же меню позволит обновить все базы данных, копии которых размещены в папке «Портфель».

Формат базы данных Access 7.0

Мощные средства пакета Access 7.0 привлекут к нему многих пользователей. Однако нужно помнить, что принятый в нем формат баз данных не полностью соответствует версиям Access 2.x и Access 1.x. Последняя версия пакета может считывать и позволяет редактировать содержимое баз данных, созданных на основе ранних версий СУБД, но не допускает изменения их структуры. В свою очередь, более ранние версии Access не воспринимают формат Access 7.0. Поэтому, планируя перевод в новый формат базы данных, с которой работаете не только вы, подумайте и о тех, кто тоже ею пользуется.

Перед конвертированием базы данных в формат Access 7.0 сделайте резервную копию исходных файлов. Если база данных размещена на сервере, проверьте, чтобы никто не работал с ней во время конвертирования. Затем в меню «Сервис» (Tools) выберите каскадное меню «Служебные программы» (Database Utilities), а в нем опцию «Преобразовать» (Convert Database). Для преобразования защищенных баз данных вам могут потребоваться соответствующие разрешения (Modify Design или Administer). В диалоговом окне «База данных для преобразования» (Database To Convert From) выберите базу данных и щелкните на кнопке «Преобразовать» (Convert). В открывшемся диалоговом окне введите новое имя базы данных или выберите для нее новый каталог. Запустите процедуру преобразования, щелкнув на клавише «Сохранить» (Save). Все это вы должны сделать перед открытием базы данных. В Access 7.0 есть два меню «Сервис» (Tools). Одно из них доступно при входе в Access. Строка системного меню в этом случае содержит пункты «Файл» (File), «Сервис» (Tools), «?» (Help). После открытия базы данных вы также получаете доступ к меню «Сервис», но в нем нет опции «Служебные программы» (Database Utilities.)

Выпустив Access 7.0, фирма Microsoft предложила удобный инструмент построения баз данных, доступный новичкам в этой области и в то же время обеспечивающий достаточный простор и функциональные возможности для более опытных пользователей. Благодаря новым свойствам пакета пользователи обеих категорий наверняка смогут повысить производительность в работе с базами данных.

Читать еще:  Ошибка преобразования типа access
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector