Способы создания объектов в ms access - IT Справочник
Llscompany.ru

IT Справочник
6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Способы создания объектов в ms access

Создание баз данных MS Access;

Окно базы данных

Особым окном в MS Access является окно БД (рис. 6.16), которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов MS Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно назвать режимом выполнения:

— для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

— для отчета – это режим предварительного просмотра;

— для макроса – это действительно режим выполнения;

— для модуля этот режим отключен.


Второй режим – это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна БД, с помощью команд меню Вид или с помощью кнопок на панели инструментов MS Access.

В MS Access создать БД можно двумя способами. Имеется возможность создать пустую БД, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента БД.

Можно с помощью мастера сразу создать БД определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания БД. Мастер создает новую БД целиком, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую БД. Данный способ создания БД использует существующие шаблоны по определенной тематике.

При запуске MS Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую БД или открыть существующую. При создании новой БД в процессе работы прежняя БД будет автоматически закрыта.

При создании БД с помощью мастера необходимо выбрать в этом диалоговом окне способ создания базы данных переключателем Мастера, страницы и проекты БД (рис. 6.17), а затем нажать кнопку ОК. Откроется окно Создание, в котором необходимо выбрать тип создаваемой БД (рис. 6.18).

После создания файл БД обновляется автоматически при закрытии и выполнении всех операций. Далее, следуя указаниям мастера, необходимо открыть шесть окон Создание базы данных (рис. 6.19).

Создание таблиц

Таблицы – основные объекты БД, которые используются для хранения данных. Любой таблице характерны два компонента: структура таблицы и её данные. Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в неё данных. Она определяется вводимыми и хранимыми данными и правилами ввода, изменения и удаления данных. Структура таблицы включает следующую информацию:

— Имя таблицы, по которому можно обратиться к ней.

— Столбцы таблицы. Каждый столбец имеет имя и тип данного.

— Табличные и столбцовые ограничения целостности, определенные на уровне таблицы или на уровне столбца.


В MS Access имеется несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации:

— в режиме Конструктора;

— в режиме Мастера таблиц;

— в режиме Таблицы;

— путём импорта в текущую БД структур таблиц и данных из внешнего источника;

— путём создания в текущей БД таблиц, связанных с таблицами внешнего источника.

Независимо от метода создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание таблицы в режиме Конструктора

Режим конструктора позволяет гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

— После запуска MS Access перейти в окно БД. Выбрав вкладку Таблицы,нажать кнопку Создать.Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей БД невозможно. Если связанная таблица является таблицей MS Access, для добавления поля необходимо открыть исходную БД. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

— В окне Новая таблицавыбрать элемент Конструктор(рис. 6.21).

— Определить в таблице каждое поле. Это делается с помощью окна Таблица (рис. 6.22). В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат.

— Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля. В MS Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска вводаи Подписьопределяют вид БД, таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию.

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

С помощью Мастера таблиц можно создавать часто встречающиеся структуры данных. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 25 образцов делового и 20 образцов таблиц личного применения.

Процесс создания объекта БД при помощи Мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта.

Чтобы использовать Мастер создания таблиц, необходимо:

1. Щёлкнуть на значке Создание таблицы с помощью Мастера.

2. В диалоговом окне Создание таблицнеобходимо выбрать вид таблицы: Деловые или Личные (рис. 6.23).

3. В списке Образцы таблиц выбрать образец создаваемой таблицы.

4. Щелкнув на кнопке со стрелкой вправо (> – переместить одно поле,>> – переместить все поля), добавить из списка Образцы полей выбранное поле в структуру создаваемой таблицы. После выбора необходимых полей будет сформирована структура таблицы. При необходимости переименовать какое – либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя и нажать кнопку ОК.

Создание объектов БД MS Access и режимы работы с ними

Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица хранит информацию об объекте определенного типа. Как вы уже знаете, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.

В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойство полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранимых в ней данных. Чтобы перейти в режим таблицы, надо дважды щелкнуть мышью по имени нужной таблицы в окне БД (или, выделив в окне БД имя нужной таблицы, воспользоваться кнопкой [Открыть] окна БД).

Из режима конструктора перейти в режим таблицы можно, щелкнув по кнопке [Таблицы] на панели инструментов.

В режиме конструктора и в режиме таблицы перемещение между полями осуществляется с помощью клавиши ТАВ, а также [вверх] или [вниз] по записям с помощью клавиш, гораздо удобнее использовать мышь.

Создание межтабличных связей. Если структура БД продумана заранее, а связи между таблицами намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется с помощью мыши в специальном окне Схема данных. Образовавшаяся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это таблица, участвующая в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полужирным шрифтом). Ключевое поле определяется в таблице в режиме конструктора. У связи два основных назначения. Первое – обеспечение целостности данных, а второе – автоматизация задач обслуживания базы.

Связь между таблицами позволяет:

— либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;

— либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Для настройки свойств связи надо в окне Схема данных выделить линию связи правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт, Изменить связь. Откроется окно Изменение связи. В нем показаны названия связанных таблиц, и имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить). А также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных.

Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой – в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц, при изменениях в одной таблице.

Читать еще:  Access видео уроки

Работа с запросами. Если структура БД хорошо продумана, то исполнители, работающие с базой, должны навсегда забыть, что в базе есть таблицы, а лучше, если они об этом вообще ничего не знают. Таблицы – слишком ценные объекты базы, чтобы с ними имел дело кто-либо, кроме разработчика базы.

Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специальные объекты – запросы. Все необходимые запросы разработчик базы должен подготовить заранее. Если запрос подготовлен, надо открыть вкладку Запросы в окне БД, выбрать его и открыть двойным щелчком на значке – откроется результирующая таблица.

В общем случае результирующая таблица может не соответствовать на одной из базовых таблиц БД. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основе которых формировался запрос.

Запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Для этого есть специальный значок в окне БД. Он называется Создание запроса в режиме конструктора и открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. Хотя запросы к таблицам пишутся на специальном языке программирования SQL, пользователя изучать его не обязательно, а большинство операций можно выполнить щелчками кнопкой мыши и приемом перетаскивания в бланк (рис. 9.3.2).

Рис. 9.3.2. Бланк запроса по образцу

Бланк запроса по образцу состоит из двух областей. В верхней отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы и строки – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. С помощью контекстного меню в верхней части бланка открывают те таблицы, к которым обращен запрос. Затем в них щелкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка. Сформировав структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне БД. Так создается простейший запрос, называемый запросом на выборку. Он позволяет выбрать данные из полей таблиц, на основе которых запрос сформирован.

Упорядочение записей в результирующей таблице. Если необходимо, чтобы данные, отобранные в результате запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка запроса имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. В этом случае данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и т.д. слева направо.

При формировании запроса надо располагать поля результирующей таблицы не как попало, а с учетом будущей сортировки. Если запрос уже сформирован и надо изменить порядок следования столбцов, используют следующий прием:

— выделяют столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпускают);

— еще раз щелкают на заголовке уже выделенного столбца (но кнопку не отпускают);

— перетаскивают столбец в другое место.

Управление отображением данных в результирующей таблице. В нижней части бланка запроса по образцу имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран. Когда не желательно, чтобы пользователь базы видел содержание некоего поля, но его необходимо включить в запрос (например, потому, что оно является полем сортировки или по другой причине), то отображение содержимого поля подавляется сбросом флажка Вывод на экран.

Использование условий отбора. Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является так называемое Условие отбора – строка в нижней части бланка запроса по образцу. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие.

Формирование условий отбора:

1. Текста: В большинстве случаев данные имеют текстовый тип. Для формирования условий отбора текста имеются некоторые специфические выражения.

а) для поиска полной текстовой строки, следует ввести ее в соответствующую ячейку бланка запроса нужного поля; Access заключит выражение в кавычки;

б) в качестве указателя произвольного текста используется символ «*». Одна звездочка интерпретируется как произвольное количество любых символов. В одном выражении может использоваться несколько звездочек. Условию «Ив*н*ов» удовлетворяют, например, фамилии: «Иванов», «Иванцов» и «Иванников».

в) если нужно отобрать записи, несоответствующие указанному тексту, перед ним вводится ключевое слово «NOT» или оператор сравнения «<>». Условие NOT Москва инициирует отбор всех городов, кроме Москвы.

г) в качестве заменителя одного произвольного символа применяется вопросительный знак «?». Например, по условию «к?т» могут быть найдены слова «кит» и «кот».

2. Чисел:

а) для отбора конкретной величины, в ячейку вводится число;

б) чтобы отобрать записи с величинами, меньшими либо меньшими или равными определенному значению, вводится число или >=число;

г) для поиска величин, лежащих в некотором промежутке чисел (включая его начало и конец), вводят Between число1 and число2;

д) для поиска величин, лежащих в некотором промежутке чисел (исключая его начало и конец), вводится выражение >число1 and 5 and

Работа с СУБД MS Access

Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Читать еще:  Создание запросов и отчетов в access

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Создание объектов СУБД Access

Создание таблиц

При вводе данных в Access полям присваиваются имена: Поле1, Поле2 и так далее. Можно использовать предложенные имена или изменить их. Название полей в таблице можно задавать двумя способами. После выбора способа создания таблицы выполняется команда «Создать»и вызывается соответствующее окно. На рис.8. показано создание таблицы в режиме «конструктора». Создаются требуемые поля таблицы с заданным типом данных, который выбирается посредством кнопки выбора – «галочка», в нижней части окна находится раздел выбора свойств поля, которые предлагаются вначале по умолчанию.

Рис. 14. Создание таблицы в режиме конструктора

Свойства полей таблицы базы данных Access указаны в нижней половине таблицы (рис.14).

Можно создать таблицу в режиме «конструктора», меняя, добавляя или удаляя поля таблицы. Для введения нового поля в верхней части окна таблицы указывается имя поля и определяется его тип. Для переименования поля, надо изменить его имя в столбце «Имя поля».

При создании таблиц используются следующие основные типы данных (рис.15).

Рис.15. Типы данных Access

После создания таблицы ее сохраняют, присвоив имя, и, таким образом, она становится частью базы данных для дальнейшей работы с ней. При необходимости можно затем добавлять новые поля, выполнять изменение типов данных и т.п. Для заполнения таблицы данными ее открывают (она имеет только названия полей) и заполняют стандартным образом, например как в электронных таблицах (рис.16).

Рис.16. Ввод данных в таблицу

Определение связей между таблицами.Перед тем как приступить к созданию базы данных, необходимо разработать схему данных, то есть организовать связи между таблицами. Схема данных – это структура основных таблиц, в Access используется два типа связей между таблицами:

· «один» — ко — «многим»;

· «один» — к — «одному»;

· много — ко — «многим».

Один – к – одному: каждой записи первой сущности соответствует только одна запись второй сущности, а каждой записи второй сущности – только одна запись первой сущности. Пример — автор, у которого в данный момент имеется лишь одна незавершенная книга.

Один – ко многим: каждой записи первой сущности могут соответствовать несколько записей второй сущности, однако каждой записи второй сущности соответствует только одна запись первой сущности. Пример — издательство, выпустившее несколько книг.

Много – ко – многим: каждой записи первой сущности могут соответствовать несколько записей второй сущности, а каждой записи второй сущности соответствуют несколько записей первой сущности. Пример — один автор может написать несколько книг, а у одной книги может быть несколько авторов. Такие отношения не реализуются в реляционной модели, они должны быть преобразованы через отношения один – ко – многим.

Связь между двумя таблицами определяется наличием общего поля, причем в одной таблице оно должно быть первичным ключом, то есть на стороне «один» — первичный ключ, на стороне «многим» — вторичный ключ. При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена, однако они должны иметь одинаковый тип. Если в базе данных не определены еще связи то, после нажатия кнопки «Схема данных» на панели инструментов, автоматически открывается диалоговое окно «Добавление таблицы». Чтобы задать связи между полями, надо выбрать поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице. Обычно связывают поле первичного ключа (выделенное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (иногда имеющим то же имя) второй таблицы, называемое полем внешнего ключа. Внешний ключ – это одно или несколько полей, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Далее необходимо настроить свойства связи. Для этого мышью выделяют в схеме данных нужную связь, открывают контекстное меню связи, а далее выбирают команду «Изменить связь». В открывшемся окне устанавливают флажок «Обеспечение целостности данных» (тогда удалять в ключевом поле данные нельзя). Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление» связанных полей. Если установлен флажок «Каскадное обновление связанных полей», то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок «Каскадное удаление связанных полей», то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице». На рис. 17 показана схема данных со связью «один» – ко – «многим».

Рис.17. Схема данных со связью «один»-ко-«многим»

4.3.2. Создание запросов

В режиме таблицы возможны самые различные операции с данными: просмотр, сортировка, фильтрация, редактирование, печать. При необходимости выполнения обработки или просмотра данных из группы таблиц можно выбрать требуемые данные с помощью запросов.

Запросы могут являться источником записей для форм и отчетов. После выполнения запроса на выборку, Access формирует набор записей, содержащих отобранные данные. Как правило, с набором записей можно работать так же, как и с таблицей: выполнять просмотр и выборку данных, обновлять данные и выводить на печать. Этот набор записей физически не существует, он создается только во время выполнения запроса. Если изменить данные в наборе записей, Access внесет соответствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос. В Access имеется несколько основных типов запросов.

Запросы на выборку.Этот запрос используется наиболее часто. Результатом этого запроса являются данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы, записи в которой можно обновлять. Эти данные можно также использовать для выполнения каких-либо действий, например, для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Перекрестные запросы. Запросы, которые используются для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение.Этозапрос, который за одну операцию меняет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

· На удаление записи — удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

· На обновление записи — вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

· На добавление записей — добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

· На создание таблицы — создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

· На объединение – позволяет объединить данных из двух таблиц с аналогичными структурами.

Запрос на создание таблицы.Этот запрос создает новую таблицу из данных одной или нескольких таблиц. Он нужен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Access.

Запросы с параметрами.Это запросы, при выполнении отображающие в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется

вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух временных промежутков. Затем Microsoft Access может выбрать все записи, приходящиеся на интервал времени между этими временными интервалами. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Запросы SQL. Это запрос, создаваемый при помощи команд языка SQL (Structured Query Language), и используемый для обновления и управления реляционными базами данных. Когда пользователь создает запрос в режиме «конструктора», автоматически создается эквивалентная конструкция SQL.

Выбор данных из таблиц.Одним из преимуществ запросов является то, что они позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из нескольких связанных таблиц, но запросы полезны и при работе с одной таблицей. Запрос можно создавать с помощью «конструктора» или с помощью «мастера» запросов. Все приемы, используемые при работе с одной таблицей, подходят и для сложных многотабличных запросов, поэтому рассмотрим формирование запроса на выборку данных из двух таблиц.

1. На вкладке Создание в группе Другие кликните по кнопке Мастер запросов .

2. Запустите режим создания запроса с помощью мастера (Простой запрос).

3. Создайте запрос, следуя шагам мастера (рис.18):

3.1. Выбор из списка Таблицы и запросы таблицу Структура ОАО РАНГОУТ;

3.2. Перенесите в список выбранных полей (справа) поле Сокращение;

3.3. Выберите из списка Таблицы и Запросы таблицу Сотрудники;

3.4. Перенесите в список выбранных полей (справа) поле Фамилия (рис.12);

3.5. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

4. Введите имя запроса. Для этого:

4.1. Выберете тип запроса Подробный;

4.2. Введите имя запроса Исполнитель;

4.3. Завершите работу мастера, нажав кнопку Готово.

Рис. 18. Создание простых запросов

5. Просмотрите результаты запроса в режиме Таблицы.

6. Выберите режим Конструктора. Откроется бланк запроса, он состоит из двух областей: в верхней части бланка отображается структура таблицы или нескольких таблиц, к которым адресован запрос, в нижней части – пустая таблица будущего запроса, куда необходимо будет перенести название полей. Достаточно щелкнуть на нужном поле таблицы базы данных и в таблице-запросе появится это поле. Сформировав запрос, его закрывают, дают имя и в дальнейшем его запускают из окна базы данных.

Данные в запросе можно упорядочивать по возрастанию или убыванию по выбранному полю. Если необходимо сделать выбор по нескольким полям одновременно, то сортировка будет происходить по столбцам слева направо.

По умолчанию все поля запроса выводятся на экран, но в бланке запроса можно сбросить флажок «Вывод на экран» и столбец на экране будет не виден (рис. 19).

Рис.19. Бланк запроса

7. Установите в обоих полях сортировку по возрастанию. При наличии сортировки в нескольких полях, программа выполняет сначала первую, а потом вторую и т.д. Таким образом, запрос предоставляет возможность задать сортировку по нескольким полям.

8. Перейдите в режим просмотра Таблицы. Просмотрите, как изменилось расположение данных и не забудьте сохранить изменения.

Рассмотрим пример простейшего запроса. Пусть имеется база данных, состоящая из двух таблиц – «Структура ОАО» и «Сотрудники», таблицы связаны между собой, как показано на рис. 17. Эта связь означает, что в одном отделе может числиться много сотрудников, но ни один сотрудник не может числиться сразу в нескольких отделах. Необходимо создать запрос «Исполнитель», в котором по данным таблицы Сотрудники будут получены новые данные со следующими назначениями (рис.20.).

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector