Общий файл excel в облаке - IT Справочник
Llscompany.ru

IT Справочник
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Общий файл excel в облаке

Работа с данными листа в OneDrive

Возможно, вы слышали фразу «работа в облаке» и вам интересно, что это значит, и как это повлияет на работу с Excel. Это все, что нужно для предоставления удобного доступа к данным через браузер, где бы вы ни находились в любой точке мира. Для других пользователей не требуется, чтобы приложение Excel было установлено для просмотра, изменения или совместной работы над этими данными.

С помощью Excel в Интернете — расширения Excel на основе браузера, вы сможете выполнять все эти действия. Вы даже можете использовать его для создания новой книги на компьютере, на котором не установлено приложение Excel.

Вы можете просматривать и редактировать книги в браузере одним из двух способов:

Загружая или создавая новые книги на OneDrive, — это бесплатная служба хранения и совместного использования файлов через Интернет.

Сохранение книг на сайте SharePoint, где установлен Office в Интернете.

В этой статье рассматривается первый метод. Дополнительные сведения о методе SharePoint можно найти в разделе Публикация книги на сайте SharePoint.

Что такое Excel в Интернете ?

Excel в Интернете — это веб-приложение, которое можно использовать для просмотра и редактирования книг Excel в браузере. Книги и листы выглядят одинаково в Excel в Интернете, как в Excel, а Excel в Интернете имеют знакомый внешний вид и поведение Excel. Многие функции Excel доступны в Excel в Интернете, но не все функции поддерживаются или работают точно таким же образом. Чтобы сделать изменения более недоступными в браузере, Excel в Интернете предлагает способ открыть книгу в Excel, а затем сохранить ее на сервере.

Excel в Интернете позволяет:

Расширьте возможности Excel в Интернете Использование функциональных возможностей Excel и функций, с которыми вы знакомы, в веб-среде.

Работа в любой точке мира Для доступа к книгам нужен браузер.

Совместная работа Ваши коллеги могут работать с вами в проектах независимо от того, какая у них версия Excel.

Использование OneDrive для доступа к Excel в Интернете

Для использования Excel в Интернете на OneDrive вам понадобится учетная запись Майкрософт. Войдите в свою учетную запись, а затем перейдите в раздел OneDrive для доступа к Excel в Интернете. Для работы с существующими книгами Excel в Excel в Интернете можно загрузить книги в OneDrive.

Создание идентификатора OneDrive

Перейдите на http://OneDrive. live.com.

Нажмите кнопку зарегистрироваться.

Добавление существующей книги

Чтобы добавить одну или несколько книг для использования в Excel в Интернете, выполните указанные ниже действия.

Войдите в OneDrive.

В разделе файлывыберите папку, в которую вы хотите добавить книги.

Папки, в которых отображается значок замка, — это личные папки; папки также могут быть общими папками или общедоступными папками (Интернет).

Совет Нажав кнопку создать и затем папку, вы можете создать новую папку, в которую вы можете отправлять книги.

Нажмите кнопку Отправить , чтобы добавить книги, которые вы хотите открыть в Excel в Интернете.

Начало новой книги в Excel в Интернете

Вместо того чтобы отправлять книгу с компьютера, вы можете добавить новую пустую книгу в OneDrive папку прямо в браузере.

Войдите в OneDrive.

Щелкните папку, в которую вы хотите добавить новую книгу.

Нажмите кнопку создать, а затем выберите пункт Книга Excel.

Excel в Интернете откроется в режиме редактирования.

Совет Сохранить изменения не нужно. Excel в Интернете автоматически сохраняет книгу во время работы над ней. Если вы вносите изменения, которые вы не хотите сохранять, используйте команду » отменить » (или нажмите клавиши CTRL + Z).

Просмотр данных листа в Excel в Интернете

При открытии книги в режиме просмотра в Excel в Интернете вы можете просматривать данные на листе и работать с ними, чтобы облегчить их воспринимать. Например, вы можете отсортировать и отфильтровать данные в столбцах или развернуть сводную таблицу, чтобы просмотреть дополнительные сведения и тенденции в данных. Чтобы внести изменения в данные, необходимо открыть книгу в режиме редактирования.

Войдите в OneDrive.

Щелкните папку, содержащую книгу, которую вы хотите просмотреть.

Выберите книгу, которую вы хотите проанализировать.

Редактирование данных на листе в Excel в Интернете

При работе с Excel в Интернете книгой в режиме редактирования можно изменить данные, ввести или изменить формулы, а также применить базовое форматирование, чтобы привлечь внимание к данным.

Войдите в OneDrive.

Щелкните папку, содержащую книгу, которую вы хотите изменить.

Щелкните книгу, которую вы хотите изменить.

Excel в Интернете откроется в режиме редактирования.

Чтобы внести дополнительные изменения в лист, превышающий возможности Excel в Интернете, выполните указанные ниже действия.

Выберите команду Открыть в Excel.

В Excel внесите нужные изменения.

На вкладке Файл щелкните Сохранить.

Книга будет автоматически сохранена в папке OneDrive.

Использование Excel в Интернете для совместной работы с данными на листе с другими людьми

Для одновременной совместной работы с другими пользователями в одной книге можно предоставить доступ к книге. Эта функция полезна, если у вас есть лист, на котором требуется вводить данные, например проект группы или лист регистрации. Отправить книгу по электронной почте больше не нужно или дождаться ее возвращения другим пользователем на сервер.

Войдите в OneDrive.

Щелкните папку, содержащую книгу, к которой вы хотите предоставить общий доступ.

Примечание. Другие пользователи смогут получить доступ ко всем данным в этой папке, так как вы не можете предоставить разрешения только для отдельных книг. Чтобы сделать отдельные книги конфиденциальными, используйте одну или несколько папок для личных книг, а затем создайте отдельную папку для книг, к которым вы хотите предоставить общий доступ.

Выберите команду Общий доступ.

Пригласите людей, которым вы хотите предоставить доступ к файлу.

Выберите команду Общий доступ.

Вернитесь в папку, щелкните книгу.

После того, как пользователь направит вам ссылку и начнет работать над листом в режиме редактирования, вы сможете просмотреть изменения, внесенные ими.

Примечание. Если изменения вносятся в одну и ту же ячейку разными людьми (включая вас), в ячейке будет отображаться Последнее изменение.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Microsoft Excel

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

Читать еще:  Excel vba проверка даты

— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

— Частая «блокировка» файла

— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))

Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!

А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

Excel настроен для работы с общими документами

OneDrive

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

  • отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
  • каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
  • различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
  • сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

  1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
  2. создание google аккаунта

Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

  1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
  2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :

Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Всем пока и хорошего дня!

Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:

  1. разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
  2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
  3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

Новые возможности «облачного» Excel

Миллионы пользователей каждый день работают с Microsoft Office 365, но мало кто знает, что это не только самый популярный офисный пакет, но и открытая платформа для разработчиков сторонних приложений.

Распространение облаков и востребованность кросс-платформенных приложений стали стимулом для создания Graph API – набора интерфейсов, позволяющих внешних приложениям получать доступ к облачным ресурсам и сервисам Microsoft. Ранее Graph API позволял работать с данными по пользователям, файлам, личным контактам, почтовым сообщениям и другим объектам. Теперь в рамках этого сервиса появились инструменты для доступа к инструментарию Excel в облаке Microsoft.

После закрытого бета-тестирования в августе этого года версия Excel API стала доступна для общего пользования. Разработчики получили новый инструментарий, используя который они могут загружать свои данные из таблиц Excel или встраивать функционал Excel в собственные приложения.

API построено на архитектуре REST и работает через обычный HTTP-запрос (обычно «GET» или «POST»), что позволяет получать результаты даже сложных запросов онлайн. Этот принцип работы широко используется в последнее время, на нем построен функционал ботов Telegram, по такой же схеме устроен и Яндекс.Диск. Недавно Microsoft запустила на REST API платформу Cognitive Services, которая использует машинное обучение для реализации «компьютерного зрения».

Работает Excel API следующим образом: запрос отправляется на сервер graph.microsoft.com с помощью определенным образом сформированного URL, в котором встроен ваш уникальный идентификатор, набор данных и сама команда, которую вы хотите выполнить.

Например, вы формируете URL https://graph.microsoft.com/v1.0/me/drive/items//workbook/worksheets

В ответ вы получите список листов в Excel. А открыв адрес https://graph.microsoft.com/v1.0/me/drive/items//workbook/worksheets( )/tables( )/columns , вы перейдете к списку столбцов в документе

Электронные таблицы Excel проникли во все сферы нашей жизни. Их используют для решения разных задач: от простого таск-менеджмента до вычисления сложных формул и подготовки профессиональных отчетов. За годы использования корпоративными пользователями Office 365 накопилось очень много xls-файлов с самой разной информацией. И сейчас многие организации хранят документы в формате xls. Часто отделу бизнес-аналитики необходимо получить доступ к этим данным, и с появлением Excel API это стало сделать проще.

Теперь вам достаточно загрузить документ на OneDrive, получить его ID и вы можете его редактировать через запросы, либо работать с уже существующими документами в Office 365. Сотни тысяч корпоративных задач теперь не требуют переноса информации в базы данных: приложения для анализа могут брать ее напрямую из привычных для миллионов пользователей xls-таблиц. Вопрос записи информации также решен, что позволяет использовать таблицы как универсальное хранилище для вашего приложения.

Компания Microsoft предоставила полный доступ ко всем функциям отчётности в Office 365. Благодаря этому любое пользовательское приложение сможет обладать возможностью составить профессиональные графики или проанализировать большие данные, задействовав движок Excel в облаке. Новым API уже пользуются разработчики, создавая приложения для генерации отчетов и «приборных панелей» (dashboard) для высшего руководства и оперативного менеджмента.

Читать еще:  Как использовать функцию счетесли в excel

Более чем 300 опций Excel доступны с помощью простых вызовов API, вы можете воспользоваться статистическими, финансовыми или текстовыми функциями, такими как ПЛТ (вычисление величины выплаты по ссуде за период) или МАКС (определяет максимальное значение из списка аргументов) и многими другими.

Впервые корпорация Microsoft объявила о планах по созданию Graph API в марте 2014, но для пользователей он был открыт в ноябре прошлого года, что послужило превращению Office 365 в открытую платформу, доступную глобальному сообществу разработчиков. Созданием, отладкой и развитием этого занимались сразу две команды Microsoft – Office Extensibility, из подразделения Office 365 и Azure Active Directory из «облачного» департамента корпорации.

В настоящее время разработчики свободно пользуются API на бесплатной основе, согласно лицензии Office 365. По мере добавления новых компонентов в Microsoft Graph компания будет корректировать свою лицензионную политику, решая по ситуации, какие из сервисов оставить открытыми.

Сравнение облачных сервисов для совместной работы с файлами Excel

В исследовании приняли участие четыре наиболее популярных и востребованных облачных сервиса:

Google Drive, One Drive от Microsoft, DropBox и Яндекс Диск.

В процессе исследования я ставил задачу наладить полноценную многопользовательскую работу с файлами Excel через облачный сервис, чтобы у пользователей была возможность:

  1. Совместно работать с файлами Excel без использования сервера компании

2. Редактировать файлы Excel, чтобы внесенные изменения отражались у всех пользователей

3. Иметь возможность редактировать файлы Excel из любого места, и с любого устройства

4. Гибко настраивать доступ к файлам для разных пользователей

5. Иметь возможность импортировать данные из файла Excel по их url-адресу

Результаты исследования получились следующие:

Оценки сервисам я ставил по 10-бальной шкале.

За каждое неудобство работы с сервисом я вычитал у сервиса 1 балл, а за отсутствие возможности как таковой — 2 балла.

А теперь — подробно и по пунктам! 🙂

Совместное редактирование и синхронизация файлов у разных пользователей через приложение-клиент

Что такое приложение-клиент?

Вы регистрируетесь в облачном сервисе, а потом скачиваете и устанавливаете себе на компьютер программу для работы с этим сервисом. Это и есть приложение – клиент.

Вы создаёте в программе папки и файлы, которые автоматически копируются на облачный сервис, и синхронизируются с ним.

Если кто-то, кому вы предоставили доступ, редактирует ваши папки и файлы – облачный сервис автоматически синхронизирует все изменения, и всё, что другие пользователи сделали с вашими файлами, автоматически отражается у вас на компьютере.

С этой задачей прекрасно справились все рассматриваемые сервисы.

Синхронизация через клиент при одновременном редактировании файла разными пользователями

Зачем нужна эта возможность?

Представьте себе, что вы установили всем сотрудникам на компьютеры программы-клиенты, чтобы они могли совместно редактировать файлы, которые программа-клиент будет потом автоматически синхронизировать.

И у вас в общем доступе есть файл «Продажи», который одновременно открыт у менеджеров Пети и Васи, и они оба вносят в него изменения.

Петя закончил вносить свои изменения, сохранил и закрыл файл.

А через 5 минут Вася закончил работу с файлом, и тоже сохранил, и закрыл его.

Так вот, большинство облачных сервисов сохранит Васину версию файла, потому что он сохранил его последним.

И если Вася редактировал тот же диапазон данных, что и Петя, то все изменения, которые внёс в файл Петя будут утеряны…

Единственный облачный сервис, который поддерживает нормальную работу в таком формате – это OneDrive от Microsoft.

А все остальные получают по 2 штрафных балла.

Возможность редактирования файлов через браузер

Эта функция нужна, если у кого-то, кому вы предоставили доступ к вашим файлам, не установлен Excel.

Очень удобно – покупаем и устанавливаем Excel только финансистам и руководителям, а все остальные редактируют нужные файлы через Интернет.

Также очень удобно, чтобы отредактировать файл, когда под рукой нет компьютера – с телефона или планшета.

В принципе, с задачей справились все сервисы.

Тем не менее, Яндекс показал себя не лучшим образом.

Если у вас на Яндексе частный аккаунт, и ваша почта имеет вид ВашЛогин@yandex.ru – вы можете редактировать файлы Excel через браузер.

А если вы используете сервисы Яндекса в кооперации с собственным доменным именем, и ваша почта имеет вид ВашЛогин@ВашДомен.ru, то редактировать файлы Excel через интернет Яндекс вам не даст… ☹

Так что – минус 1 балл для Яндекса.

Online-редактор для файлов Excel

Следующей важный аспект – это приложение, которое используется для редактирования файлов через браузер.

Дело в том, что сам браузер не может работать с файлами Excel.

Поэтому браузер автоматически запускает в своей среде веб-приложение, которое позволяет вам редактировать файл.

Сейчас для редактирования файлов через браузер активнее всего используются два приложения – Excel Online и Google Sheets.

И Excel Online, и Google Sheets обладают ограниченным функционалом, и их возможности гораздо беднее, чем возможности десктопной версии Excel.

Тем не менее, в процессе теста оба этих приложения успешно справились с отчётами, которые построены на достаточно сложных формулах.

Тем не менее, Google Sheets обрабатывает данные гораздо медленнее, чем Excel Online, и при работе с большими массивами данных, скорее всего, будет очень сильно тормозить…

Excel Online работает гораздо быстрее, также к плюсам этого приложения можно отнести привычный интерфейс.

Однако к плюсам Google Sheets , несомненно, можно отнести то, что в них появилась поддержка «родного» формата Excel, то есть сейчас они стабильно поддерживают файлы с расширением .xlsx

С Excel Online работают три из четырёх разбираемых сервисов – One Drive, Яндекс Диск и Dropbox.

Google, естественно использует своё приложение – Google Sheets.

Если бы у меня стоял выбор между этими двум приложениями, то лично я выбрал бы Excel Online.

Хотя существенной разницы, по большому счёту, нет…

Доступ к папке или файлу по публичной ссылке

Эта функция очень полезна, когда вы хотите поделиться вашим файлом со всеми пользователями интернета, то есть хотите сделать его общедоступным.

Когда вы открываете публичную ссылку на файл, то, в зависимости от настройки ссылки, просматривать или редактировать его могут все, у кого есть ссылка на этот файл.

И с этой задачей успешно справились все четыре облачных сервиса.

Это очень хорошо подходит, когда вы, например, хотите опубликовать результаты игр областной лиги КВН, или показать всему интернету пример финансового отчёта.

Но, если мы говорим про учётные данные и реальные финансовые отчёты, то вряд ли вы захотите показывать их всему интернету.

Поэтому для реализации задач управленческого учёта и отчётности использование публичных ссылок на файлы крайне не рекомендуется…

Настройка доступа к файлу для конкретных пользователей

Для ведения учёта нам жизненно важно, чтобы доступ к файлу был не у всего интернета, а у конкретных пользователей, которым мы задали права на просмотр и редактирование файла.

Читать еще:  Combobox excel заполнение

В принципе, возможность настроить такой доступ есть у всех рассматриваемых сервисов.

Но в этот раз Яндекс снова отличился не в лучшую сторону.

Дело в том, что Яндекс Диск умеет настраивать доступ для конкретных пользователей только к папке, доступ к конкретному файлу настроить нельзя.

И, если вы настроили пользователю доступ к папке – ему становятся доступны все файлы, которые находятся в этой папке.

Конечно, из этой ситуации можно выкрутиться, и складывать каждый файл в отдельную папку, но неудобно же…

За это Яндекс получает ещё один штрафной балл.

Возможность импортировать данные из файла в Excel по прямой url-ссылке на файл

Эта возможность будет полезна, когда вы используете один и тот же отчёт на нескольких компьютерах.

Предположим, что ваши сотрудники работают с файлами через программу-клиент.

Но папка, в которой программа-клиент хранит файлы, у ваших сотрудников расположена в разных местах.

Например, на моём компьютере есть файл, который расположен по адресу

И мой отчёт ссылается на этот файл.

А у мой помощницы это же самый файл расположен по другому адресу

D: Ирина Бояркина OneDriveПродажи.xlsx

Как видите, адреса различаются.

И, если я перешлю ей свой отчёт – он не сможет автоматически «подхватить» нужные данные, потому что не найдёт нужный файл по указанному адресу.

Но если Excel умеет импортировать данные файла из интернета – эта проблема решается моментально.

Я делаю url-ссылку на файл «Продажи» примерно такого вида:

И теперь отчёт будет брать данные по продажам не с диска, а из Интернета.

И значит – его можно перемещать куда угодно, пересылать по почте и т.д., и т.п. – везде он будет работать, так как ссылка всегда останется неизменной.

Google поддерживает эту функцию как на платных, так и на бесплатных аккаунтах.

В One Drive эта функция доступна только по подписке, т.е. на платных аккаунтах, за что этот сервис получает один штрафной балл.

А Яндекс Диск и Dropbox эту функцию совсем не поддерживают, за что получают по 2 штрафных балла.

Выводы

Для совместной работы с файлами Excel в облаке наилучшим образом подходят два сервиса – Google Drive и One Drive от Microsoft.

К плюсам использования One Drive я бы отнёс редактор Excel Online.

Также One Drive – единственный из все представленных сервисов, который позволяет корректно синхронизировать изменения через приложение-клиент, когда несколько пользователей редактируют один и тот же файл.

Однако импорт данных по url-ссылке в One Drive доступна только на платных аккаунтах, и это большой минус.

Если говорить про Goggle, то приложение Google Sheets для меня гораздо менее удобно, чем Excel Online.

Также в Google Drive возникают проблемы с синхронизацией файлов, когда несколько пользователей одновременно редактируют один и тот же файл каждый на своём компьютере.

Однако Google обладает двумя очень серьёзными плюсами:

Это возможность импортировать данные из файла по url-ссылке, которая доступна на бесплатных аккаунтах.

И работа редактора Google Sheets с «родным» форматом Excel — .xlsx

Если бы мне нужен был бесплатный сервис, который позволяет наладить совместную работу с файлами Excel в облаке, то я выбрал бы Google Drive.

Но, так как у меня есть активная подписка на Офис 365, и мне доступна коммерческая версия One Drive – я буду использовать его, потому что лично для меня он намного удобнее.

Я думаю, что этот материал оказался для вас полезен.

И я буду очень благодарен, если в комментариях к этому посту вы напишите небольшой отзыв о статье, поставите лайк, и поделитесь ссылкой! 😊

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

SkyDrive Excel или Как организовать одновременную работу нескольких людей в одном файле

Очень часто случаются ситуации, когда необходимо собрать данные от нескольких людей в одном файле Excel. Если вы все работаете в одной организации и у вас у всех есть доступ к какой-нибудь общей сетевой папке, тогда проблем не возникает. Но что если таковой возможности нет, и время на последовательное заполнение отсутствует? В таком случае нам поможет облачный сервис SkyDrive, который позволяет хранить документы на облаке, работать нескольким пользователям одновременно в одном документе, разграничивать доступ определенным людям и многое другое.

Как мы будем действовать? Для начала мы создадим шаблонный файл Excel с таблицей, которую необходимо будет заполнить. Затем разместим файл на облаке SkyDrive. И наконец, разошлем ссылку на файл по почте всем участникам события и дождемся пока все его заполнят.

В нашем примере таблица выглядит следующим образом, где по горизонтали находятся ключевые показатели, а по вертикали – округа, по которым мы будем рассылать таблицу.

Когда файл будет готов, его необходимо сохранить на облаке, для этого щелкаем по вкладке Файл, выбираем Сохранить как –> Имя_пользователя в SkyDrive. Обратите внимание, чтобы сохраниться на облаке, вам необходимо иметь учетную запись Microsoft Live ID.

Теперь, когда наш файл находится на облаке, мы можем дать доступ на изменение, или только на чтение. На вкладке Файл выбираем Общий доступ -> Пригласить других людей. Прописываем адреса электронной почты всех получателей, указываем уровень доступа (чтение, изменение), добавляем пару строк к нашей директиве и щелкаем Общий доступ.

Адресаты получат, примерно следующее сообщение, с вложенной ссылкой на файл. Обратите внимание, чтобы открыть файл, пользователю не обязательно иметь установленную копию Excel на своем компьютере, так как щелкнув по ссылке ваш файл будет открыт с помощью веб-клиента Excel.

Веб-клиент Excel имеет урезанный функционал нежели настольный, но с выполнением большинства повседневных задач он отлично справляется.

Так же обратите внимание, что существует еще два способа поделиться файлом. Первый — это Получить ссылку, где вам будут предложены варианты генерации ссылки с возможностью изменения файла или только на чтение.

Второй — Опубликовать в социальных сетях, который дает возможность размещения ссылки на стене социальной сети. Мы не использовали эту опцию в нашем примере, так как нам требовалось отправить файл конкретным людям, а в данном случае ссылка будет помещена на стену в Facebook, соответственно все друзья смогут редактировать файл.

Все те же самые операции вы можете проделать и не имея установленного Excel на своем компьютере, с помощью браузера. Достаточно перейти на сайт SkyDrive, где вышеописанные опции тоже доступны.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

Один комментарий

Михаил, с общими файлами лучше работать, открывая их из офисных приложений . Тем самым обеспечивается одновременная работа над документом нескольких человек и своевременное внесение изменений в текущую версию.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector