Access слияние в word

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003

Слияние данных Access с документами Word

Если вы пишете письмо, которое должно быть отправлено нескольким адресатам, а все имена и адреса хранятся в базе данных, то это письмо можно создать в качестве отчета Access. Однако зачастую бывает проще объединить имена и адреса с документом Word, содержащим тело письма. Это позволит воспользоваться всеми функциями данного текстового редактора по форматированию текста.

Учитывая, что все имена и адреса хранятся в базе данных Access, письмо можно создать в Word в виде документа особого типа – документа слияния. В тело такого письма включаются специальные коды полей, соответствующие именам и адресам имен полей в базе данных Access. Затем данные Access объединяются с документом слияния, и Word добавляет данные, используя в качестве путеводителя по именам коды полей.

Создадим простое письмо, содержащее данные обо всех каталогах, которые хранятся в базе данных Access, с запросом о том, можно ли получить каталог последнего выпуска.

Письмо было создано в результате выполнения одной из операций слияния данных. Процесс можно продолжить, например, задав в п. 2 связывание данных с существующим документом Microsoft Word. Скорее всего, документ уже содержит все необходимые коды полей, однако мастер дает возможность, прежде чем выполнять слияние данных, изменить указанные ранее параметры.

Щелкните на ссылке Таблицы и выберите таблицу Каталоги.
Выберите команду Слияние в Microsoft Office Word в списке кнопки Связи с Office для запуска мастера Слияние с документами Microsoft Word.
На первой панели мастера выберите переключатель Создать новый документ и установить связь с ним, поскольку письмо еще нужно создать. Щелкните на кнопке ОК. В результате автоматически будет запущена программа Word и открыт новый, пустой документ. Справа должна находиться панель мастера Слияние.
Введите текущую дату, выбрав команду Вставка › Дата и время. В диалоговом окне Дата и время выберите третий формат сверху. Если установить флажок Обновлять автоматически (при намерении его сохранить и применять повторно) при каждом последующем открытии документа будет использоваться текущая дата. Щелкните на кнопке ОК.
Нажмите клавишу Enter четыре раза.
Теперь необходимо ввести первый код поля, предназначенного для хранения имени каталога. Для этого щелкните на кнопке Вставить поля слияния. В появившемся диалоговом окне выберите поле Имя и щелкните сначала на кнопке Вставить, затем – на кнопке Закрыть. Повторяя указанные действия, добавьте все требуемые поля (Имя, Город, Область, Почтовый Индекс и Страна).

Обязательно введите запятую и пробел между полями Город и Область, а также пробел между полями Область и Почтовый Индекс. Вместо того чтобы несколько раз открывать и закрыть диалоговое окно Добавление поля слияния, можно сразу выбрать все нужные поля.

Дважды нажмите клавишу Enter и введите надпись Для ответственных лиц:. Еще раз дважды нажмите клавишу Enter и введите текст письма, как показано на рис. 16.10 (панель задач Word можно закрыть).

Рис. 16.10. Документ содержит текст письма и коды полей

Слияние документа Word с источником данных Microsoft SQL Server с помощью VBA Access 2003

Сейчас мы с Вами рассмотрим пример реализации того, как можно выполнить слияние данных Word с данными Microsoft SQL Server, при этом данный процесс будет автоматизирован средствами VBA Access 2003.

Многие, наверное, уже умеют осуществлять слияние документов Word, например, с источником данных Excel или с тем же SQL сервером, но не все знают, как можно автоматизировать данный процесс или внедрить его в какую-нибудь программу.

Однажды у меня встала задача автоматизировать слияние некого шаблона Word с данными расположенными на SQL сервере, при этом все это необходимо было внедрить в программу, разработанную в Access 2003 (ADP проект). И сегодня я покажу пример решения данной задачи.

Исходные данные

И для начала давайте разберем исходные данные, т.е. что мы имеем.

Итак, в качестве клиента, как я уже сказал, у нас будет выступать ADP проект Access 2003. В качестве источника данных для примера будет выступать SQL Server 2012 Express. На компьютере установлен Microsoft Office 2013 (и Access 2003).

Создадим на сервере тестовую таблицу и заполним ее данными (допустим в базе данных Test). Для этого Вы можете запустить следующую SQL инструкцию.

Начинающим программистам SQL рекомендую почитать мою книгу «Путь программиста T-SQL», в ней я подробно рассказываю про многие полезные конструкции и функции языка T-SQL.

Заметка! Если Вы не знаете, что делает вышеуказанная инструкция, рекомендую пройти онлайн-курс «T-SQL. Путь программиста от новичка к профессионалу. Уровень 1 – Новичок», который предназначен для начинающих и на нем подробно рассмотрены все базовые конструкции языка SQL, включая все вышеперечисленные.

Создаем файл подключения к источнику данных MS SQL Server

Теперь давайте создадим файл подключения (ODC) к нашему источнику данных. Данный файл будет выступать своего рода «шаблоном файла подключения», так как впоследствии мы можем, и будем переопределять и базу данных и сам SQL запрос.

Для создания файла подключения к SQL серверу давайте откроем Word и стандартным способом создадим данный файл, т.е. с помощью функционала «Рассылки». (Кстати пример создания подключения к SQL серверу из Excel мы с Вами уже рассматривали в материале – Excel — Подключение и получение данных с SQL сервера).

Переходим на вкладку рассылки и в меню «Выбрать получателей» выбираем «Использовать существующий список».

Затем в окне выбора источника данных нажимаем кнопку «Создать».

Далее выбираем тип источника данных, т.е. Microsoft SQL Server. Жмем «Далее».

Потом вводим адрес сервера и нажимаем «Далее».

Затем выбираем базу данных и таблицу для подключения, еще раз напомню, это всего лишь шаблон, все эти параметры мы будем переопределять, жмем «Далее».

И в заключение вводим понятное название файла подключения, а также мы можем сразу его сохранить в нужный нам каталог путем кнопки «Обзор», по умолчанию он сохраняется в «C:UsersИмя_ПользователяDocumentsМои источники данных». Нажимаем «Готово».

Все, файл создан, Word можем закрыть без сохранения.

Создаем шаблон Word для слияния

Теперь давайте подготовим шаблон Word, т.е. это тот документ, в который мы будем подставлять данные из базы данных SQL сервера.

Вся подготовка сводится к тому, что нам необходимо вставить поля слияния там, где это нам нужно. Это делается следующим образом. Вкладка «Вставка -> Экспресс-блоки -> Поле».

Ищем поле MERGEFIELD и вводим название поля, которое будет соответствовать полю в источнике данных (в моем случае это ProductName и Price). Жмем «ОК».

Так как у меня это тестовый шаблон в нем текста практически не будет, и выводить я буду всего два поля, у Вас скорей всего будет много текста и много полей слияния.

Код VBA Access 2003 для слияния документа Word с источником данных MS SQL Server

Осталось написать код VBA, который будет осуществлять слияние. Для примера давайте добавим на форму кнопку StartMerge и поле Price для фильтрации данных. Затем в редакторе Visual Basic напишем процедуру для слияния, допустим с названием MergeWord, и в обработчик события кнопки StartMerge (нажатие кнопки) вставляем код вызова этой процедуры. Весь код будет выглядеть следующим образом (я его прокомментировал). Сразу поясню, что шаблон Word и файл ODC у меня лежат в каталоге D:Test.

Сохраняем и проверяем работу.

После нажатия на кнопку (StartMerge) запустится Word, в котором уже все данные заполнены и документов будет столько, сколько строк в источнике.

Как видим, все работает. На этом у меня все, надеюсь, материал был полезен. Пока!

Слияние данных из MS Access и MS Word

В лабораторной работе 2.3 был рассмотрен вопрос слияния документа MS Word с данными MS Access. Причем весь процесс слияния осуществлялся из MS Word. Рассмотрим вопрос слияния данных, находясь в MS Access.

18. Скопируйте в свою папку файл Клиенты_сообщение из папки !INFORMATIKA.

19. Выполните слияние данных (первых пяти записей, отсортированных по полю Индекс по возрастанию) из таблицы Клиенты БД Компьютер в файл MS Word, начиная процесс слияния из MS Access.

В результате документ должен выглядеть следующим образом:

Серым фоном выделены области, в которые необходимо поместить поля слияния.

Для слияния выполните следующие действия:

§ перейдите в БД MS Access Компьютер;

§ щелкните на вкладке Таблицы и выберите таблицу Клиенты;

§ добавьте на панель быстрого доступа кнопку Слияние с MS Office (кнопка Microsoft Office, кнопкаПараметры Access, команда НастройкаВсе командыСлияние с MS Office);

§ на панели быстрого доступа щелкните по кнопке Связи с Office. В результате откроется окно Слияние с документами MS Word;

§ выберите в качестве Ваших дальнейших действий: Установить связь с готовым документом MS Word. Нажмите кнопку . Откроется окно Выбор документа MS Word;

§ выберите в своей папке файл Клиенты_сообщение и нажмите кнопку Открыть. В результате запустится MS Word и откроется файл Клиенты_сообщение;

§ далее требуется в открывшейся файл Клиенты_сообщение вставить поля таблицы БД Компьютер (рис. 3). Для этого установите курсор в требуемую позицию и нажмите кнопку Вставить поля слияния (вкладка Рассылки, группаСоставление документа и вставка полей, кнопка Вставить поле слияние). Повторите действия и вставьте все необходимые поля;

§ с помощью кнопки Просмотр результатов перейдите в режим просмотра данных. В этом режиме наглядно виден образ создаваемого документа. Обратите внимание, что на панели инструментов Слияние отображается номер текущей записи, и содержатся кнопки перемещения по записям, которые позволяют просмотреть вид документа для каждой из записей таблицы БД;

§ выполните команду Изменить отдельные документы (вкладка Рассылки, группаЗавершить, кнопкаНайти и объединить). Откроется диалоговое окно Составные новые документы, в котором можно указать параметры слияния;

§ в диалоговом окне Слияние в области Объединить записи укажите с 1 по 5. Нажмите кнопку . В результате произойдет слияние данных из таблицы Клиенты в файл MS Word и будет создан новый документ.

20. Сохраните полученный в результате слияния файл под именем Клиенты_слияние в своей папке.

§ файл MS Word Клиенты с данными, вставленными из БД Компьютер. Этот файл должен быть сохранен в Вашей папке;

§ файл MS Word Список_покупателей с экспортированными данными из отчета Список покупателей базы данных Компьютер;

§ файл Клиенты_слияние полученный в результате слияния БД Компьютер с готовым документом MS Word.

Дата добавления: 2015-01-01 ; просмотров: 36 ; Нарушение авторских прав

Слияние Access c word

Слияние Word и Access
Добрый день. Прошу помочь — выполнить слияние данных таблицы и готового шаблона ворд как рассылка.

Слияние Access и Word
Добрый день. Есть форма в access "оформление заказа". Она построена на основе таблицы.

Слияние Word c базой Access
Пытюсь слить в документ WORD данные из запроса ACCESS. Подключаюсь через ODBC, в результате выдает.

Слияние с WORD базы данных ACCESS (изменение вида передачи данных)
Уважаемые знатоки! В VBA новичок, прошу помощи, очень надо.

при слиянии порядок иной
— открывается шаблон ворд
— переход на панель слияние, где выбирается запись в закрытой таблице ексель/аксесс/.
— причем заполняются только данные типа фио, дата рождения. из одной таблицы, т.е. не заполняется табличная часть шаблона(например перечень мест работы выбранного лица)

хотя у вас вроде табличной части нет, но нет и ни одной закладки(ни для слияния, ни для замены)

слияние -это метод ВОРДа
и работает он со стороны ВОРДа

в аксесс же применяются варианты замены закладок, весьма формализованный код, но вариантов я видела более 20

у ТС надо исправлять не только таблицы, но и шаблоны, почти час ухлопала, пока заставила аксесс что-то менять в шаблоне(весь код около 40 строк, 25 -стандартных из любого примера на форуме и 10-15 строки замены меток)

вот замена никак и не работала, видимо влияло вордовские примечания в тексте и режим показа изменений)

Что то похожее нашел,
но не уверен, что именно это .
надо поразбираться что к чему.

Добавлено через 4 минуты
Это надо еще и процедуры какие ни то писать, что бы именно нужная запись (например текущая) слиянилась?

при слиянии идет обращение от ворда к таблице(имеются стрелочки для перехода по записям таблицы)
код не нужен, надо только указать тип и имя таблицы и расставить по тексту шаблона ссылки,но возможности весьма куцие
— не сделаешь табличную часть
— весьма слабый поиск(если захочешь усилить — придется научиться писать запросы)
— основное назначение — приглашения на праздники по готовому списку людей(но ведь его где-то надо набить , причем без ошибок — ворд кажется не даст возможности исправить)

главное достоинство — не нужен код, фактически это типа внедренных макросов
меня хватило на пару часов (может и меньше) — мне просто не требовалось печатать приглашения
( заявления на отгулы я печатала прямо из ворда, сразу 10-20 без даты и времени)
все остальные отчеты — не для слияния

моей первой работой в ворде были Стандарты предприятия(набивка, оформление, более 100 штук)
— рамки
— блок — схемы
— стили
— ускорение набивки орг приемами
— прогон по словарю слов вместо проверки по F7
.

первый я делала месяц(конечно не все от меня зависело), но подготовила методику дальнейшей работы для операторов
затем 20-30 страничный документ делали с нуля часов за 5 + печать 3 часа на матричном принтере

Источники данных, которые можно использовать для слияния почты

Получатели слияния обычно берутся из списка имен и данных в существующем списке, например электронной таблице Excel, или списке контактов Outlook. В качестве существующего списка также может использоваться любая база данных с возможностью подключения. Если у вас еще нет списка, можете создать его в Word в ходе слияния.

Список или база данных называются источником данных для слияния.

Выберите тип списка, который будет использоваться в качестве источника данных.

Новый список

Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Ввести новый список и создайте список в открывшейся форме. Этот список сохранится в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

Дополнительные сведения о создании нового списка см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.

Существующий список

В качестве существующего списка может использоваться электронная таблица Excel, база данных Access или база данных другого типа. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Использовать существующий список.

Важно: Сохраните файл, используемый в качестве источника данных, на локальном компьютере, независимо от его типа. Для слияния не поддерживается сохранение в HTTP-расположении.

Электронная таблица Excel Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных для слияния, если все данные правильно отформатированы и находятся на одном листе, чтобы приложение Word могло их распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

База данных Access С помощью Access можно выбрать данные из любой таблицы или запроса, определенного в базе данных. Дополнительные сведения см. в статье Использование функции слияния для отправки данных Access в Word.

Другие файлы баз данных Чтобы получить доступ к другим источникам данных, запустите мастер подключения к данным.

Чтобы открыть мастер подключения к данным, выберите Рассылки > Выбрать получателей > Использовать существующий список > Создать источник.

Выберите тип источника данных, который вы хотите использовать для слияния, и нажмите кнопку Далее.

Чтобы настроить подключение к данным для документа слияния, следуйте инструкциям мастера.

Список контактов Outlook

Вы можете извлечь данные прямо из списка контактов Outlook и поместить их в Word. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите пункт Выбрать из контактов Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния.

Новый список

Если у вас еще нет источника данных, выберите пункт Создать новый список и создайте его с помощью открывшихся диалоговых окон. Этот список сохраняется в виде файла документа для многократного использования.

Дополнительные сведения о том, как создать новый список, см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.

Существующие источники данных

Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.

Электронная таблица Excel

Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния. Данные должны быть хорошо отформатированы и находиться на одном листе, чтобы приложение Word могло их правильно распознать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.

Список контактов Outlook

Контактные данные можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.

Список контактов Apple

Контакты Apple можно экспортировать в электронную таблицу Excel и использовать в качестве списка рассылки для слияния.

Можно использовать любой текстовый файл, содержащий поля данных, разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

• Ввести новый список

В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей.

В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак «плюс» (+).

Совет: Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх или вниз.

Настроив все поля, нажмите кнопку Создать для создания нового списка.

• Использовать существующий список

Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

В диалоговом окне Открытие книги выберите нужный лист и выполните одно из следующих действий:

Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать весь лист.

Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.

Нажмите кнопку ОК.

• Выбрать из контактов Outlook

Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.

В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.

Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.

Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.

Ниже перечислены несколько источников данных, которые можно использовать для слияния в Word.

Электронная таблица Excel

Электронная таблица Excel хорошо подходит для слияния, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что Word может их правильно прочитать. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию.

Список контактов Outlook

Сведения о контактах можно извлечь из списка контактов Outlook прямо в Word. См. статью Экспорт элементов Outlook.

Список контактов Apple

Читать еще: Как начать новую страницу в word