Место для ввода текста word - IT Справочник
Llscompany.ru

IT Справочник
179 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Место для ввода текста word

Как создавать в MS Word заполняемые формы

Мало кто знает, но текстовый редактор MS Word позволяет создавать такую полезную вещь, как настраиваемые формы. Чем же она полезна? Всего один пример — итак, вам нужно получить несколько десятков анкет в электронном виде. Вы рассылаете респондентам шаблон DOC-файла заполненный по образцу, снова получаете уже заполненные анкеты и…

Да, понимаете, что что-то пошло не так. Правильно заполнена только половина анкет, а во всех остальных случаях полный разброд — кто-то удалил важные поля, кто-то что-то добавил, до неузнаваемости изменил форматирование и т.п. В итоге, приходится тратить время на стандартизацию и исправления. Сейчас я расскажу вам как справится с этой проблемой раз и навсегда — наш выбор, настраиваемые формы.

Убедитесь, что вкладка «разработчик» включена

Вкладка разработчик в MS Word

Для начала убедитесь, что в нашем MS Word присутствует вкладка «Разработчик«, которая по умолчанию отключена. Если вкладки нет, первым делом придется её активировать — откройте настройки MS Word («Файл» → «Параметры«) и разыщите пункт «Настроить ленту«. Справа в списке поставьте галочку рядом с пунктом «Разработчик» и примените изменения нажав «Ок».

Включаем вкладку «разработчик» , если она выключена

Теперь вкладка должна появится. переходим туда.

Создаем настраиваемую форму в MS Word

Усложнять мы не будем, и в нашей первой «анкете» будет всего одно поле: имя. В группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик» найдите инструмент «Обычный текст» и щелкните на него. Тотчас на листе появится текстовое поле заполненное заготовкой «место для ввода текста».

Создаем простую форму в MS word

Прекрасно, теперь начинается волшебство. Щелкните по инструменту «Ограничить редактирование» и обратите внимание на появившуюся справа панель. Мы хотим добиться простого результата: пользователь заполняющий документ может ввести текст в поле формы (в данном случае, свои имя), но не может изменить само поле, а также изменить форматирование или вставить в документ какой-то дополнительный текст.

Поле формы вставленное в лист текстового редактора

Защищаем форма от изменений

Теперь сделайте следующее:

  • В пункте «Ограничения на форматирование» поставьте галочку «Ограничить набор разрешенных стилей»
  • В пункте «Ограничения на редактирование» выберите из выпадающего списка значение «Ввод данных в поля формы».
  • В пункте «Включение защиты» нажмите единственную кнопку «Да, включить защиту»

Запрещаем изменение документа

На экран будет выведено окно с предложением ввести пароль — можете ничего не вводить и сразу нажать «Ок», или ввести простой пароль, который не забудете. Вот и всё.

Защищаем страницу от изменений с помощью пароля

Попробуйте ввести имя в созданное нами ранее поле. Получается? А теперь попробуйте ввести текст куда-бы то ни было помимо этого поля. Ага! Страница защищена от редактирования. Можете смело сохранять её и будьте уверены — сохранятся только данные введенные в соответствующее поле.

Что если вам потребуется внести в форму изменения, например, добавив новые поля? Обратите внимание на нижнюю часть панели «Ограничить редактирование» и нажмите кнопку «Отключить защиту». По её нажатию, документ снова будет доступен для редактирования.

Если вы хотите отредактировать страницу, ограничения можно отменить

Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?

Кроме уже знакомого нам поля типа «Обычный текст», MS Word предлагает к вашим услугам такие «ходовые» поля как:

  • «Форматированный текст» — к тексту в поле можно применить форматирование
  • «Флажок» — возможность создать форму с вариантами выбора
  • «Раскрывающийся список» — возможность задать элемент с заранее предустановленными вариантами выбора
  • «Выбор даты» — раскрывающийся список с календарем для удобного выбора нужной даты

С помощью этого набора вы можете создавать в текстовом редакторе Word формы с практически неограниченными возможностями применения.

Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми

Если контракты, разные формы, в которых нужно заполнить только отдельные поля, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые им не следует трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять специально предназначенные для этого поля.

Итак, мы сделаем документ, в котором можно заполнять специально предназначенные для этого поля, но нельзя основное содержимое документов или надписи поясняющие значение полей.

Защита части текста Word от редактирования

Предположим, например, что у вас есть договор или бланк для заполнения, который вы хотите отправить сотруднику или клиенту, который присоединился к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в этом соглашении не будет изменена или подправлена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Далее показано как именно это сделать.

После того, как документ готов, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, поэтому давайте исправим это.

Нажмите «Файл».

В самом низу меню выберите «Опции».

На левой панели меню «Параметры» выберите «Настроить ленту».

Справа установите флажок «Разработчик», который вы найдёте в разделе «Настроить ленту», и нажмите «ОК».

Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Настройка». Идём дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».

Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.

Читать еще:  Формат excel 2020

Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы, соответственно, можно было удобно заполнить дату и имя.

Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:

Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Элемент управления содержимым «выбор даты»» (это значок календаря).

Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.

Далее, давайте удалим строки рядом с «Я,» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, где должно быть вписано имя:

Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Элемент управления содержимым «форматированный текст»»

Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующих строк, где должны быть вписаны последующие данные.

Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты. На моём скриншоте это выглядит не очень красиво, поскольку это всего лишь пример, но при достаточной усидчивости можно подготовить красивый, профессионально выглядящий документ.

Обратите внимание, что переключившись в «Режим конструктора»

вы можете отредактировать надпись заполнителя:

Либо вы можете выбирать определённые элементы управления в обычном режиме и нажимать кнопку «Свойства». В результате откроется окно, в котором вы сможете отредактировать все свойства выбранного элемента. Свойства Элемент управления содержимым «форматированный текст»:

Свойства окна для выбора даты:

Кроме рассмотренных полей ввода текста и выбора даты, имеются некоторые другие, например, можно вставить выпадающий список, в котором у пользователя будет возможность выбрать один из предложенных вариантов. Также имеется чек-бокс, где можно поставить или снять галочку.

Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+a. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

Откроется дополнительная вкладка с настройками. Выберите «2. Ограничение на редактирование» и поставьте галочку в «Разрешить только указанный способ редактирования документа»:

В выпадающем списке выберите «Ввод данных в поля формы»:

И наконец нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».

Всё готово! Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищён от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или бланк, которые вы хотите отправить.

Секреты Word. Создание собственного шаблона с полями для ввода текста

При создании документа в Microsoft Word на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст, который присутствует во всех документах. А в каждый документ пользователь добавляет тот текст, которыми документы между собой отличаются. Например, если это шаблон справки о заработной плате, то неизменяемый текст шаблона содержит текст справки, а в каждый создаваемый на основе шаблона документ вставляется фамилия человека, которому справка будет выдана и непосредственные данные о его зарплате.

Некоторые средства текстового редактора Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части, что очень удобно при работе со сложными шаблонами.

В любом случае, при создании нового шаблона в нем необходимо разместить неизменяемый текст. Его просто набирают и размещают соответствующим образом на странице.

Для упрощения ввода изменяемых данных в шаблоне размещают поля для ввода текста. Для этого необходимо отобразить в окне редактора панель инструментов «Формы», на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы. Сделать это можно выбрав «Вид -> Панели инструментов -> Формы».

Первая кнопка «Текстовое поле» панели инструментов «Формы» позволяет вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Двойной щелчок мышки по вставленному полю отобразит окно его свойств. Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию во вставленном поле при создании документа, а также длину и формат текста. Используя кнопку «Текст справки» можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши «F1».


Окно свойств текстового поля.

Если для заполнения поля можно использовать список значений, воспользуйтесь кнопкой «Поле со списком» панели инструментов «Формы». Сформировать список необходимо в окне свойств поля, получить которое можно также двойным нажатием мышкой на вставленном поле. Значения задаются в поле «Элемент списка», после ввода которых необходимо нажать «Enter» или воспользоваться кнопкой «Добавить». Сформированный список можно просмотреть в поле «Список». Информацию о поле можно задать так же используя кнопку «Текст справки».


Создание поля со списком.

Поле, которое может принимать одно из двух значений («Включено/Выключено» или «Да/Нет») можно задать с помощью элемента «Флажок». В окне свойств этого элемента задается его размер и состояние по умолчанию.


Окно свойств объекта «Флажок».

Кроме этих полей, в шаблон можно добавлять таблицу и рамку, для этих элементов предназначены свои поля на панели инструментов «Формы».

Кнопка «Затенение полей формы» предназначена для выделения добавленных в шаблон полей, в этом случае их легко отличить от обычного текста, размещенного в шаблоне.


Затенение полей формы позволяет выделить поля изменяемой части шаблона.

После того, как все поля в шаблон добавлены, его можно защитить от изменений. Для этого предназначена кнопка «Защита формы», после нажатия которой в шаблоне и во всех документах, базирующихся на нем, можно будет размещать текст только во вставленных полях.


Для защиты от изменений неизменяемой части шаблона воспользуйтесь кнопкой «Защита формы».

Создав документ на основе шаблона, в который были вставлены поля и использована защита формы, вы получите доступ только к вводу информации во вставленные в шаблон поля. В текстовые поля данные можно вводить, набирая их на клавиатуре, а значение поля со списком выбирается из созданного списка значений.

Читать еще:  Нумерация строк в таблице word

Создание формы в Word

В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » —> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».

Создание формы в Word – Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».

Создание формы в Word – Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word – Текстовое поле

Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:

Создание формы в Word – Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word – Поле для выбора даты

После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».

Создание формы в Word – Режим конструктора

Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:

Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:

Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде

В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.

Сокрытие незаполненных полей в формах Word 2007/2010

Отвечаю, как и обещал на вопрос Алексея:

Мне надо, чтобы сделанные мною в документе поля заполнялись сотрудником не все, а по выбору. Но при этом распечатываются слова — «Выберите элемент» или «Место для ввода текста».

Можно ли как то скрыть «пустые» поля при печати?

Собственно, идею данного решения я позаимствовал у Cindy Meister в Setting Empty Placeholder Text for a Content Control , и она довольно проста: для того чтобы показывать подстановочный текст (например, для той же фразы «Место для ввода текста»), Word использует специальный стиль, поэтому для сокрытия текста при печати, необходимо установить параметры данного стиля.

Теперь тоже самое, но по шагам:

1. Создадим простейший документ-форму, как это было описано в статье Электронные формы в Microsoft Word 2007 (у меня данный документ не сохранился, поэтому я создам еще более простой).

Попытка распечатать документ приведет вот к такому результату:

Т.е. замещающий текст остался на месте

2. Откроем полный список стилей Word.

Для этого нажать в Ribbon на кнопку:

А затем в окне стилей:

3. В открывшемся списке нужно найти стиль «Placeholder Text» (в русской версии «Замещающий текст»), выделить его и нажать кнопку «Modify. » (следите также чтобы правки были сделаны именно для текущего документа — переключатель «Only in this document» внизу окна):

4. В окне настроек стиля выбрать настройку шрифта:

и указать, что шрифт будет скрытым:

5. Наконец перейти в настройки Word

И на закладке Dispaly установить настройку показа скрытого текста, и проверить, что отключена печать скрытого текста.

В результате при вводе документ будет выглядеть вот так:

а на печати так:

P.S.: Кстати, я был не прав, говоря, что данный способ оставляет незаполненные пространства под поля. При печати поля именно «схлапываются» будто на этом месте ничего нет.

Спасибо Михаил. Простое и красивое решение проблемы. Все получилось.

Только встает вопрос — все это будет работать только на одном ком-ре. Или эти изменения сохранятся в теле документа и на другом ком-ре надо только проверить, что отключена печать скрытого текста (по умолчанию это так и есть, только дисплей выключен). Или такую процедуру надо производить на всех ком-ах пользователей, использующих этот документ?

1. Пункты по изменению стиля (с 1 по 4) вы делаете для самого документа. Я не даром заострил внимание на 3-м шаге, как это сделать.

2. Пункт 5, увы, нужно сделать для каждого компьютера, на котором вы будете открывать документ (точнее под каждым пользователем, т.к. настройки сохраняются в реестре для пользователя).

Читать еще:  Как изменить интервал в word

Причем, по-умолчанию настройки Word таковы: скрытй текст не печатается, но и не показывается — ваши пользователи просто не увидят полей :(.

Проблему можно нивелировать если вы работаете в сети предприятия и у вас используется Active Directory. В этом случае параметры офиса можно задать с помощью групповых политик. Более подробно смотрите статью на MSDN Обзор групповой политики для Office 2010, а скачать шаблоны для этих политик можно тут Office 2010 Administrative Template files (ADM, ADMX/ADML) and Office Customization Tool download

Надеюсь, это поможет.

Так и предполагал, вопрос задал, чтобы все это знали во избежании недоразумений. Проверил на портабельной версии — да по умолчанию просто не видно.

Это ерунда — Включить одну галочку в параметрах Word (Экран — Всегда показывать эти знаки форматирования на экране — Скрытый текст) по силам любому. У вас инглиш версия, поэтому продублировал.

Такие подробные инструкции как ваша — очень сильно способствуют внедрению электронных форм в жизнь офиса. Доступно всем.

Еще хочу добавить, что при создании поля — Место для ввода текста, надо использовать — Вставить элемент управления «обычный текст». Так как использование Вставить элемент управления «форматированный текст» (RTF) приводит к его скрытию (набранного текста) при печати.

Сам удивился. Это как раз произошло после сокрытия полей по этой методике. Перевел на «обычный текст» и все получилось как написано в вашей публикации.

В принципе «форматированный» текст и не нужен. Иконки стоят рядом (Aa и Aa), видимо случайно выбрал, а потом разбирался куда теряются поля при печати. Может кто то с этим столкнется.

Большое спасибо за решение. Применяем.

Михаил, спасибо! Но что делать, если в стилях нет «замещающего текста»?

Откровенно говоря, ни разу не сталкивался с таким. Поэтому попробую предположить, что случилось, в порядке убывания вероятности:

  • стиль есть, просто не попадается на глаза в списке. Попробуйте поставить для списка сортировку по алфавиту и снять галочку «Show recomended styles only». В таком списке искать проще.
  • в новой версии Word русское название поменялось. Тут с ходу помочь не смогу, нужно искать русскую версию Office — отпишусь, как найду.
  • вы пользуетесь нелокализованной версией или документ был как-то хитро создан в нелокализованном Office. Поищите английское название, т.е. «Placeholder Text»

Все остальные варианты (стиль был удален, переименован, . ) выглядят маловероятными — я специально перепроверял, удалить или переименовать встроенный стиль, так, чтобы реально поменялось его отображение всписке невозможно (как минимум для Office 2013).

Наталья, попробуйте перечисленные мною варианты. Если они не возимеют место — напишите мне в личную переписку (на сайте есть такая функция для зарегистрированных пользователей), как можно с вами связаться — попробуем решить проблему.

Жду вашего ответа.

Можно просто поменять шрифт строки приглашения в режиме конструктора, включив атрибут «скрытый текст»

Да, тоже вариант. Единственное, надо иметь в виду:

  • Меняется поведение только 1 контрола (а не всех сразу)
  • Если сначала ввести в такое поле текст, а потом удалить, то вновь отображаемый замещающий текст не будет иметь атрибута «скрытый» — его придется ставить заново.

Михаил, здравствуйте, буду очень Вам благодарна если Вы сможете мне помочь. столкнулась со следующей проблемой:

Сделала защищенный документ для сотрудников, установила параметры текста, что бы при вводе текста был общий стиль.И теперь сами сотрудники не могут изменить в этом документе размер и стиль шрифта. В этом и была задача. Исключить произвол сотрудников менять на свое усмотрение шрифт и размер, который им нравится.

Но возникла проблема, если сотрудник копирует текст с какого-либо источника, и вставляет его в документ (в поля ввода)

шрифт текста остается таким, какой он был в источнике, а соторудник то не может изменить его параметры, так как в документе стоит ограничение. Возможно ли сделать так, чтобы не отключать ограничения в документе, но к вставленному тексту автоматически применялись установленные параметры .

Анастасия, добрый день.

Навскидку предложу 2 варианта:

  • Скорее всего, для вставки текста вы использовали Rich Text Content Control (он как раз стоит первым в списке контролов). Попробуйте заменить его на Plain Text Content Control (он стоит следующим) — только поставьте в настройках вставленного контрола возможность переноса строк.
  • Если не поможет или не подойдет по каким-то параметрам первый вариант, попробуйте делать вставку текста через вариант вставки Keep Text Only (ну и коллег придется к нему приучить).

Если эти варианты не пройдут, надо будет думать, но с ходу что-то ничего кроме написания макросов на ум не приходит

Добрый день, Михаил.

Отличная статья, очень помогла. Подскажите, а как изменить сам текст «Место для ввода текста» , который является скрытым текстом?

Илья, добрый день.

Поменять текст можно, например, используя методику, описанную в статье Modify Content Control Placeholder Text .

Если в 2-х словах, то идея в следующем: если мы попытаемся изменить placeholder text находясь в обычном режиме управления content controls, то ничего не выйдет — как только мы начинаем набирать текст в этом поле, контрол переходит в режим «всавка реального текста» и весь placeholder теряется. Чтобы этого не происходило, нужно переключиться в Design Mode (не уверен, но в русской версии это кажется называется Режим дизайна).

  • Переходим в Ribbon на закладку Developer.
  • Нажимаем кнопку Design Mode (она рядом с панелью самих content controls)
  • Ставим курсор в центр placeholder text (не важно куда именно, главное между буквами, а не с краю)
  • Набираем свой текст
  • Удаляем старый текст слева и справа от нашего
  • Выходим из режима дизайна.

Если поле у вас «выпадающий список», то нужно будет на такой же текст заменить первый элемент списка

P.S. Попробовал записать видео. Надеюсь, что наглядно

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector