Отчет access в word - IT Справочник
Llscompany.ru

IT Справочник
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Отчет access в word

Вставка документов Word в таблицы, формы и отчеты Access

Использование документов Microsoft Word в таблицах, формах и отчетах Microsoft Access осуществляется аналогично использованию листов Microsoft Excel или рисунков. Документ Microsoft Word рассматривается как объект OLE, который может быть помещен в таблицу или, с помощью свободной или присоединенной рамки объекта, в форму или отчет Microsoft Access.

Рассмотрим пример, в котором Microsoft Access используется для учета документов Microsoft Word. Для реализации учета документов Word с возможностью их просмотра и редактирования необходимо создать таблицу, в которую должны быть включены поля для порядкового номера документа, названия документа, шифра документа, самого документа и примечаний <табл. 15.2).

Таблица 15.2. Поля таблицы и их типы

Для создания таблицы необходимо:

  1. Создать в режиме Конструктора таблицу, состоящую из «указанных выше полей (рис. 15.16).

Рис. 15.16. Таблица «Учет документов» в окне Конструктора

  1. Сохранить таблицу под именем «Учет документов».
  2. Открыть таблицу «Учет документов» в режиме Таблицы.
  3. Заполнить поля таблицы.

Для вставки документа Word в качестве объекта OLE требуется установить указатель на нужное поле, выполнить команду Объект (Object) из меню Вставка (Insert), в окне Microsoft Access выбрать переключатель Создать из файла (Create From File) и в поле Файл (File) указать имя и путь к файлу. Так как в нашем примере учитываются уже созданные документы, которые могут изменяться не только из Microsoft Access, необходимо установить связь с этими документами, для чего установите флажок Связь (Link) в окне Microsoft Access. Флажок В виде значка (Dysplay As Icon) в данном случае не устанавливается, т. к. нужно иметь возможность быстрого просмотра документов (рис. 15.17).

Рис. 15.17. Окно Microsoft Access при вставке документа Word из файла в таблицу в виде объекта OLE

В результате создана таблица «Учет документов», приведенная на рис. 15.18.

После создания таблицы, в которой содержатся данные о документах, необходимо создать форму для удобного просмотра, редактирования и добавления новой информации о документах. Чтобы создать форму, необходимо:

  1. В окне базы данных раскрыть список форм и нажать на кнопку Создать (New).
  2. В окне Новая форма (New Form) в поле со списком Выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построена форма (Choose the table or query where the object’s data comes from) выбрать таблицу «Учет документов», выбрать Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК.

Рис. 15.18. Представление данных в таблице «Учет документов» в режиме Таблицы

  1. Нажать кнопку Список полей (Field List) и перенести поля из списка в форму.
  2. Отредактировать элементы в форме, изменив при необходимости их размеры и положение в форме. Пример расположения элементов приведен на рис. 15.19.
  3. Закрыть форму, сохранив ее под именем «Учет документов».

Рис. 15.19. Расположение элементов в форме «Учет документов»

Для просмотра содержимого таблицы необходимо открыть форму в режиме Формы (рис. 15.20). Чтобы получить возможность редактирования документа, требуется дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на документе в форме. При этом откроется приложение Microsoft Word с выбранным документом.

Рис. 15.20. Форма «Учет документов» в режиме Формы

Рис. 15.21. Расположение элементов отчета «Учет документов» в режиме Конструктора

Для создания отчета необходимо:

  1. В окне базы данных раскрыть список отчетов и нажать кнопку Создать (New).
  2. В окне Новый отчет (New Report) в поле со списком Выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построен отчет (Choose the table or query where the object’s data comes from) выбрать таблицу «Учет документов», выбрать Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК.
  3. Нажать кнопку Список полей (Field List) и перенести поля из списка в секцию Область данных (Detail) отчета.
  4. Отредактировать элементы в отчете, изменив при необходимости их размеры и положение в форме. Пример расположения элементов приведен на рис. 15.21.
  5. Закрыть отчет, сохранив его под именем «Учет документов».

Чтобы просмотреть содержимое отчета, необходимо открыть его в режиме просмотра (рис. 15.22).

Рис. 15.22. Отчет «Учет документов» в режиме просмотра

При изменении содержимого документов Word эти изменения будут отображаться в форме и отчете при их следующем открытии.

Рис. 15.23. Представление документа Word в форме в виде значка

Рис. 15.24. Представление документа Word в отчете в виде значка

При желании можно вставлять документы Word в виде значка. Для этого в окне Вставка объекта (Insert Object) необходимо устанавливать флажок В виде значка (Display As Icon). В этом случае в форме и отчете не будут отображаться данные документов, а будут указываться только значки, изображающие документы. Для обращения к нужному документу из формы достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на значке соответствующего документа. При этом откроется приложение Microsoft Word с соответствующим документом в окне. Примеры отображения документов в виде значка в форме и отчете приведены, соответственно, на рис. 15.23 и рис. 15.24.

Пример вывода данных из Access в Word

Иногда возникают ситуации, когда требуется автоматически внести данные в один из типовых документов: служебную записку, письмо, договор и т. д. Причем не всегда такие документы можно сформировать, используя отчеты Access. Например:

  • требуется сформировать договор, который, как правило, представляет собой довольно длинный текстовый документ, в который нужно вставить несколько чисел или строк — например даты.
  • нужно обеспечить возможность ручного редактирования текста документа. Например, существует стандартный шаблон документа, который пользователь должен иметь возможность редактировать. Если использовать отчет Access, то придется открывать пользователю доступ к исходному коду.
  • документ должен быть сохранен в виде текстового файла (отчет Access может быть только напечатан). Иногда бывают и такие условия.

Обычно вывод отчета в документ Word применяют, когда необходимо вручную корректировать данные отчета. Чаще всего, при этом создается шаблон документа и затем программно вставляется в нужные места текст. Это проще, чем полностью программно составлять весь документ, хотя возможно и такое.

Вообще, каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. В нашем же случае, необходимо просто создать макет отчета подобно тому как это делается в Access. Для этого создаем обычный документ Word, затем в меню Файл — Сохранить как выбираем тип файла — Шаблон документа. В результате получим документ Word с расширением .dot — шаблон.

Для редактирования шаблона лучше его открывать не двойным щелчком, как обычный документ, а например, через контекстное меню: правой кнопкой — и выбрать пункт открыть. В противном случае при попытке сохранения придется повторно задавать формат документа — шаблон (.dot), иначе он будет сохранен как обычный документ Word (.doc).

В качестве примера создадим шаблон реквизитов заказчика. Оформить его можно например так: создать заголовок, затем таблицу, куда будут вставлены реквизиты. Вставлять данные лучше в таблицу, так как в этом случае если текст не влезет в ширину столбца, то столбец автоматически увеличится по высоте. А вот если вставлять текст просто в заданное место, то при аналогичной ситуации не умещаемые данные появятся с новой строки, что изменит макет шаблона.

А теперь собственно о технологии вставки текста в нужное место. Чтобы вставить текст, сначала нужно определить место, куда он должен вставляться. В данном примере это делается при помощи «Закладок» (смотрим в меню документа Word: Вставка — Закладка).

Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Например, можно использовать закладку для определения текста, который необходимо проверить позже. Чтобы в следующий раз не искать данный текст во всем документе, можно перейти к нему с помощью диалогового окна Закладка.

В нашем случае закладками являются элементы шаблона, выделенные курсивом (смотрим в папку Dot). Создаются они очень просто:

  • Выделите элемент, которому следует назначить закладку — например курсивный текст Заказчик
  • В меню Вставка выберите команду Закладка
  • В поле Имя закладки введите или выберите нужное имя — в данном случае вводим имя «Заказчик». Имя закладки должно начинаться с буквы, в нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если потребуется разделить слова в имени закладки, можно использовать знак подчеркивания, например: Главный_заказчик.
  • Нажмите кнопку Добавить.

В итоге получили закладку с именем «Заказчик». В принципе, можно было просто установить курсор в нужное место и вышесказанным образом создать закладку. Но тогда для просмотра, где какая закладка установлена в документе нужно будет через меню Вставка — Закладка выбрать имя закладки и нажать кнопку Перейти. Это неудобно, проще и нагляднее создать одноименный текст в документе.

Теперь осталось создать функцию, которая бы открывала созданный шаблон Word, вставляла бы туда вместо закладок нужный текст и сохраняла созданный документ под заданным именем. В прошлой статье уже рассказывалось о способах открытия документов Office. Осталось только выяснить, как обратиться к закладке. Делается это при помощи свойства документа Bookmarks.Item Например:

Здесь идет обращение к закладке под именем Заказчик и при помощи ее свойства Text ей присваивается нужное значение — в данном случае содержимое одноименного поля на форме. На случай, если в поле нет данных, применена функция Nz(Значение, Значение если Null).

Документ создается под именем инициалов заказчика, поэтому данное поле не должно быть пустым. Это реализовано при помощи свойства поля (см. конструктор таблиц) «Обязательное поле — Да». Кроме того, в приведенном примере так же реализована процедура поиска ранее созданного документа при помощи стандартной функции Dir. Если документ не найден, то создается новый документ Word на основе шаблона

Set app = New Word.Application
app.Visible = True
app.Documents.Add strPathDot

если же такой документ существует, то выводится соответствующее сообщение: «Документ с таким именем ранее уже был создан. Заменить его?» При выборе «Да» создается новый документ взамен старого, при выборе «Нет» открывается старый документ

Передача данных из Access в Word;

Создание отчетов

1. Для создания отчета выполите следующие действия:

§ в окне БД выберите режим Отчеты, укажите курсором на строку Созданиес помощью мастера и нажмите кнопку ;

§ в окне Создание отчетов раскройте список объектов и выберите строку Таблица: Таблица 1;

§ выберите нужные поля в левом окне и с помощью кнопки ]> последовательно переведите их вправое окно: фамилия, должность, оклад;нажмите кнопку ;

§ в ответ на вопрос «Добавить уровни группировки?» просто нажмите клавишу ;

§ выберите порядок сортировки — по фамилии в алфавитном порядке; для этого раскройте список полей, укажите на слово «Фамилия», убедитесь в том, что управляющая кнопка находиться в положении , нажмите кнопку ;

§ выберите с помощью кнопок выбора вид макета отчета и ориентацию; например,  «Табличный,  «Альбомная»; нажмите кнопку :

§ выберите стиль отчета Сжатый; нажмите кнопку ;

§ введите заголовок отчета Штатное расписание; нажмите кнопку выбора  в строке Просмотреть отчет; нажмите кнопку ; на экранепоявится отчет в виде таблицы (рис. 5).

1. Передачу информации из AccessвWordможно осуществить двумя способами.

Первый позволяет вставлять в документ Word, названия полей базы данных, а затемпри печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое. Этот способ называют Слияние с MS Wordи его используют при подготовке писем для множественной рассылки.

Второй способ Публикация в IMS Wordпозволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.

2. Создайте документ, в котором используется слияние Microsoft Аccess с Ward:

§ откройте ранее созданную БД ;

Рис. 5. Отчет о составлении штатного расписания

§ выберите режим ‘Таблица и выделитестроку «Таблица 1”.

§ выполните команду Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word;

§ в появившемся окне «Слияние с документами MS Word» активизируйте кнопку выбора  «Создать новый документ и установитьсвязи сним» и нажмите кнопку ; при этом запускаетсяредактор Word, вкотором появляется новая панель инструментов Слияние.

§ в текст документ можно включить поля БД, которые потом будут автоматически заменены конкретными данными; например, необходимо вставить фамилию, нужно нажать на панели инструментовСлияниекнопку и в открывшемся списке выбрать названиеполя Фамилия; в результате в текст будет вставлено слово: «Фамилия»в двойных угловых кавычках.

§ наберите следующий текст, вставляя в него названия полей базыданных:

§ для просмотра содержимого полей базы данных, расположенных в документе Word, нажмите кнопку «ABC» на панели инструментов Слияние;в документе появится значение этих полей;

§ для просмотра следующей (предыдущей) записи нажимайте кнопки или на панели инструментовСлияние.

3. Для создания публикации выполните следующие действия:

§ выберитережим Отчеты и укажите на строку Штатное расписание;

§ выполнитекоманду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word; будет запущен редактор Word, в окно которого будет помещен отчет, сформированный в Access.

Лабораторная работа №6

Задание: Средствами Accessсоздать базу данных, в которой содержатся фамилии, должности и адреса руководителей предприятий и фирм. Средствами Wordсоздать циркулярное письмо с приглашением указанных лиц па выставку. Данные о руководителях вставить в письмо, используя способ обмена «Слияние».

Выполните:следующие действия:

1. В текстовом редакторе Wordсоздайте файл с произвольным именем.

2. Запустите систему Access, создайте новую базу данных и задайте ей произвольное имя. Для разработки структуры базы данных проделайте следующее;

§ выберите режим «создание таблицы а режиме мастера»; нажмите кнопку ;

§ в появившемся диалоговом окне выберитеобразец таблицы:»Список рассылки»; используя имеющиеся образцы, создайте список полей: Имя Организации, Фамилия, Должность, Адрес; нажмите кнопку ;

§ присвойте создаваемой таблице имя «Список рассылки 1»и нажмите кнопку ;

§ выберите способ определения ключа:  «автоматически»;нажмите кнопки двараза;

§ выберите вариант  «внести данные непосредственнои таблицу» и нажмите кнопку «Готово»;

§ в появившемся окне выделите мерныйстолбец с названием «Код Списка Рассылки» и удалите его командой Правка/Удалить столбец; нажмите кнопку ;

3. Заполните таблицу данными, которыеприведены в табл. 3.4 и нажмите кнопку .

4. Вдиалоговом окне Базаданных выделите строку Список рассылки-1 и подайте команду Сервис/Связь с Offiее/Слияниес Microsoft Word;выберите вариант  «установитьсвязь с готовым документом MS Wordи нажмитекнопку .

5. Разверните появившеесяокно текстового редактора Wordна полныйэкран.

6. Наберитетекст документа:

При наборе текста вставляйтеназвания полей базы данных, которыепотом будутавтоматически заменены конкретными данными. С помощью кнопок и на панели инструментов Слияниевыведите на экранконкретные значения названий полей БД.

Экспорт данных Access в документ Word

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

С помощью мастера экспорта в RTF-файл можно экспортировать данные из базы данных Access в документ Microsoft Word. В этой статье объясняется, как использовать мастер и как сохранить параметры экспорта в виде спецификации для дальнейшего использования.

В этой статье

Основы экспорта данных в Word

В Microsoft Word можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. При экспорте объекта с помощью мастера экспорта в RTF-файл Access создает копию его данных в файле Microsoft Word формата RTF. Отображаемые поля и записи таблиц, запросов и форм экспортируются в документ Word в виде таблицы. При экспорте данных отчета и их представления мастер пытается обеспечить как можно более точное соответствие документа Word отчету.

Начало операции. Для экспорта данных из Access в Word необходимо открыть Access. В Word нет средства импорта данных из базы данных Access. Вы также можете сохранить базу данных или таблицу Access в виде документа Word с помощью команды Сохранить как в Access.

Объекты, поддерживающие экспорт. Вы можете экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. Можно также экспортировать только записи, выбранные в определенном представлении. Макросы и модули экспортировать нельзя. При экспорте формы или таблицы с подчиненными формами или подтаблицами экспортируется только основная форма или таблица. Все подчиненные формы и подтаблицы следует экспортировать в Word отдельно. При экспорте отчета, напротив, все подчиненные формы и вложенные отчеты экспортируются вместе с главным отчетом.

Результат операции. Мастер экспорта в RTF-файл всегда экспортирует форматированные данные. Это означает, что экспортируются только видимые в объекте или представлении поля и записи, а также параметры формата отображения. Столбцы и записи, скрытые из-за применения фильтра, не экспортируются. Макет отчета при экспорте также сохраняется.

Слияние с существующим документом. При экспорте данных из Access в документ Word всегда создается новый файл Word. Если вы хотите вставить данные в существующий документ Word, необходимо сначала экспортировать данные из Access в новый документ Word, а затем скопировать их из нового документа и вставить в имеющийся. Можно также скопировать строки непосредственно из таблицы, запроса, формы или отчета Access и вставить их в документ.

Экспорт данных в Word

Процесс экспорта данных в документ Word включает следующие основные этапы:

Подготовка источников данных к экспорту. На этом этапе необходимо убедиться, что данные не содержат ошибок, а также решить, экспортировать все данные в исходной таблице или их часть.

Запуск мастера экспорта в RTF-файл.

Сохранение параметров в виде спецификации экспорта для последующего использования (необязательно).

В следующих разделах описано, как выполнить каждую из этих задач.

Подготовка к экспорту

Откройте исходную базу данных Access.

На панели навигации выберите объект с данными, которые вы хотите экспортировать.

Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.

Просмотрите исходные данные, чтобы убедиться в отсутствии индикаторов ошибок (треугольников зеленого цвета) или значений ошибок, таких как #ЧИСЛО!.

Устраните все ошибки, прежде чем экспортировать данные в Word. В противном случае значения будут заменены значениями NULL.

Если конечный документ Word существует и открыт, закройте его перед выполнением операции. Перед перезаписью файла мастер запрашивает подтверждение.

Примечание: Добавить данные в существующий документ Word невозможно.

Если вы хотите экспортировать только часть таблицы, запроса или формы, откройте нужный объект в базе данных Access и выделите записи.

Экспорт данных

На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Word.

Откроется мастер Экспорт – Файл RTF.

Примечание: Команды Экспорт доступны только в том случае, если открыта база данных.

В мастере Экспорт – Файл RTF укажите имя конечного файла.

Мастер всегда экспортирует форматированные данные. Чтобы просмотреть документ Word после экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.

Если вы выделили определенные записи до начала экспорта, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если же требуется экспортировать все записи в представлении, не устанавливайте флажок.

Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).

Нажмите кнопку ОК.

Если конечный документ существует, вам будет предложено нажать кнопку Да , чтобы перезаписать файл. Нажмите кнопку нет , чтобы изменить имя конечного файла, а затем еще раз нажмите кнопку ОК .

Access экспортирует данные и откроет конечный документ в Word, если вы установили соответствующий флажок в мастере. Кроме того, на последней странице мастера будет отображено состояние операции.

Как Access экспортирует объекты в Word

В следующей таблице описано, как Access экспортирует разные объекты и значения в Word. Это поможет определить причину проблемы, если экспорт будет выполняться не так, как ожидается.

Выгрузка данных из Access в шаблон Word и Excel

Всем привет, сегодня мы поговорим о том, как можно выгрузить данные из Access в такие приложения как Word и Excel. Но не о стандартном способе, который есть в Access (связь с Office), а о способе, который позволяет выгружать данные в заданный шаблон как в Word, так и в Excel.

Другими словами, это нужно тогда, когда создать отчет в Access по шаблону, который уже существует, например, в Word, невозможно или слишком трудоемко. Как Вы знаете, отчет в Access может выводиться просто коряво или, самый распространенный вариант, это когда много текста, который в отчете Access не так хорошо форматируется как в Word, а данных не так много, но отчет необходимо автоматизировать, например это какие-то договора, заявления и так далее.

Использование слияния из самого Word-а не очень удобно, поэтому сегодня я расскажу, как можно заполнять такие шаблоны напрямую из Access, путем нажатия на одну кнопку.

Кроме выгрузки в шаблон Word, иногда возникает и необходимость выгрузки в шаблон Excel, и этот способ мы тоже сегодня рассмотрим.

Экспорт данных из Access в шаблон Word

Вся разработка делится на две части, это:

  • Настройка шаблона Word;
  • Настройка выгрузки данных в шаблон.

Суть настройки шаблона заключается в том, чтобы проставить необходимые поля в тех местах шаблона, где нужно выводить те или иные данные. Это делается с помощью полей формы.

Примечание! Я использую Microsoft Word 2003.

Открываем шаблон Word, для начала добавим необходимую панель инструментов, для этого нажимаем «Вид -> Панель инструментов» и ставим галочку «Формы». Теперь у Вас отобразилась панель инструментом «Формы». Все, что осталось сделать — это вставить в местах, в которых необходимо выводить данные, элементы «Текстовое поле», которые доступны на только что добавленной панели инструментов.

После добавления поля, у Вас появится серая область, которая свидетельствует о том, что поле добавлено. Теперь необходимо задать имя этого поля, для того чтобы потом из access вставлять в него значения (стандартное названия не очень удобное). Для этого щелкните правой кнопкой мыши по полю и нажмите «Свойства». В поле закладка напишите желаемое имя этого поля, я в примере назвал его MyTestPole.

Создайте столько полей, сколько Вам нужно.

На этом настройка шаблона закончена, рекомендую сделать этот шаблон только для чтения, а то пользователь возьмет, сформирует документ и сохранит его, и шаблон тем самым потеряется, а если сделать его только для чтения, то у него такой возможности не будет, только сохранять через «Сохранить как».

Переходим к более интересной задачи, это к реализации самой выгрузки из Access в этот шаблон на VBA.

Примечание! Я использую Access в связке с MS SQL 2008, поэтому и данные буду брать от туда.

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Word

Допустим, у Вас есть форма, сделайте на ней кнопку (я назвал ее testbutton) и в событие нажатие кнопки вставьте следующий код VBA:

Код прокомментирован, поэтому сложностей возникнуть не должно. Здесь весь смысл сводится к созданию объекта word.document и word.application. А после мы уже работаем с нашими объектами, т.е. заполняем их.

Экспорт данных из Access в шаблон Excel

В шаблоне Excel уже не нужно создавать поля как в Word, так как здесь мы уже будем ориентироваться по адресам ячеек.

Существует несколько способов, как заполнять Excel шаблон, я опишу два, первый — это тогда, когда Вам просто необходимо проставить несколько полей, т.е. в источнике данных будет всего одна строка с несколькими столбцами. Второй — это когда строк будет уже несколько, причем Вы не знаете, сколько именно (в зависимости от каких то условий). В шаблоне по умолчанию отведено для этого все пару строк, поэтому мы будем нужные нам строки добавлять, для того чтобы наши данные не накладывалась на строки ниже (допустим там примечание, подпись руководителя и т.д.). И совет, я здесь, для примера, использую всего один источник данных, а Вы, если Вам необходимо заполнить шапку, примечание и некое количество строк (т.е. область данных), можете использовать несколько источников (Recordset).

Код VBA для выгрузки данных в шаблон Excel

Сначала добавьте кнопку на форму (я ее назвал testexcel) и вставьте следующий код в событие «Нажатие кнопки».

Здесь я также все подробно прокомментировал, но если есть вопросы, то задавайте их в комментариях к данной статье.

Читать еще:  Текст в word
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector